Wyszukiwarka:
Artykuły > Studia >

ORGANIZOWANIE




ORGANIZOWANIE • skoordynowany zespół czynności wykonywany przez personel firmy w celu realizacji określonego zadania zleconego przez przełożonego • sposób ułożenia lub przydziału pracy członkom organizacji dla sprawnego osiągania celu. ETAPY PROCESU ORGANIZOWANIA 1. ustanowienie całej pracy 2. podział pracy na czynności logiczne możliwe do zrealizowania 3. łączenie pracy w zespoły wg podobieństwa realizowanych zadań 4. koordynowanie pracy członków organizacji w harmonijną całość 5. sprawdzenie skuteczności organizacji i wprowadzenie poprawek WIĘZI ORGANIZACYJNE Relacje między częściami składowymi całości nazywamy.Rozróżnia się : • służbowe /hierarchiczne/ - wyrażają zależność podwładnego od przełożonego - uprawnienia przełożonego do wydawania poleceń, decydowania i określenia zadań jakie powinien wykonać podwładny. • funkcjonalne /nie hierarchiczne/ - układ stosunków oficjalnych wyznaczonych przepisami - istota jest pomaganie i doradzanie • informacyjne - obowiązek wzajemnego informowania członków zespołu o stanie organizacji • techniczne - wynikają z podziału pracy - wzajemne uzależnienie członków zespołu podczas realizacji wspólnego celu HIERARCHIA I PODZIAŁ WŁADZY • uprawnienia i odpowiedzialność • stopień autonomii (samodzielności i inicjatywa) • rozpiętość kierowania (liczba podwładnych podporządkowanych jednemu przełożonemu) • jedność rozkazodawstwa (każdy pracownik powinien odpowiadać przed jednym przełożonym) • liniowość drogi służbowej (kanały komunikacji powinny być jasne i sformalizowane) • stopień centralizacji i decentralizacji • system komunikacji i informacji (zapewnia ład we wzajemnych stosunkach służbowych pomiędzy stanowiskami pracy) ORGANIZACJA • każdy przedmiot składający się co najmniej z dwóch elementów, pomiędzy którymi dokonuje się specjalizacja w procesie realizacji jakiś zdarzeń • system którego uporządkowanie polega przede wszystkim na tym, że jego części współprzyczyniają się do powodzenia całości, a powodzenie całości jest istotnym warunkiem powodzenia części. CECHY ORGANIZACJI JAKO SYSTEMU • wyodrębniony element społeczeństwa • swoiste cele (narzędzie do spełniania określonych celów, które określają rację bytu organizacji) • ograniczona autonomia • uporządkowanie wewnętrzne (określona struktura wewnętrzna) • bezosobowość działań członków organizacji (ułatwia wzajemne kontakty pomiędzy osobami zajmującymi różne stanowiska, bez względu na uczucie jakie żywią wobec siebie) • trwałość i ciągłość funkcjonowania (organizacje mogą trwać wiele razy dłużej od jej członków) 1) podział pracy i władzy 2) przepływ informacji, które nie są przypadkowe, ale rozmyślne i zaplanowane. 3) obecność ośrodków władzy kontrolujących wyniki organizacji. 4) substytucyjność personelu 5) systemy otwarte co oznacza że prowadzą wymianę energii, materii i informacji. 6) wewnętrznie uporządkowane co przejawia się w określonej strukturze wewnętrznej organizacji. 7) mają zdolność doskonalenia się i podnoszenia stopnia zorganizowania i sprawności działania. 8) zdolne do osiągania stabilnych stanów mimo zmian w otoczeniu (ciągła równowaga dynamiczna z otoczeniem). Organizacja jako system społeczno-techniczny (model Leavitt’a) CELE ORGAZNIZACJI: • ekonomiczne – zysk • techniczne- jakość i ilość • społeczne – warunki pracy FORMY CYKLU DZIAŁANIA ZORGANIZOWANEGO: Naczelna dyrektywa sprawnego działania to cykl działania zorganizowanego • określenie cyklu działania • planowanie działania • zbadanie środków koniecznych dla zrealizowania celów • gromadzenie i porządkowanie koniecznych środków materialnych, ludzkich i informacji • realizacja przedsięwzięcia zgodnie z planem • kontrola uzyskanych efektów SPRAWNE DZIAŁANIE 1) Skuteczność – to takie działanie które prowadzi do skutku zamierzonego jako cel • działanie nieskuteczne: pozostało ono tylko w sferze zamiaru • częściowo skuteczne- każdy krok przybliża nas do celu • przeciwskuteczne- działanie oddala nas od celu • obojętne- ani skuteczne ani nieskuteczne 2) Korzystność - różnica między wynikiem użytecznym (efektami) a kosztami działania • działanie korzystne W-K>0 • dział niekorzystne W-K<0 • działanie obojętne pod względem korzyści W-K=0 3) Ekonomiczność- miarą ekonomiczności to stosunek czynników działania (efektów działania) do kosztów działania • W/K>1 działanie ekonomiczne • W/K<1 działanie nieekonomiczne • W/K=1 działanie obojętne DYREKTYWY SPRAWNEGO DZIAŁANIA 1. Specjalizacja: a) uniwersalizacja- wybór właściwego podziału pracy b) specjalizacji wykonujących pracę. 2. (1)Aktywizacja- najbardziej czynne zachowanie się, z wykorzystaniem całej swojej energii; (2)Ograniczenie działania-celowe minimalizowanie swoich wysiłków 3. Oczekiwanie właściwej chwili: a) kunktacja- zwlekanie z załatwieniem czegoś) b) antycypacja- uprzedzenie okoliczności w przyszłości-przewidywanie potencjalnych skutków) Wiąże się z podjęciem decyzji stosowanej do okoliczności podlegającej bądź na wstrzymaniu się od działania i oczekiwaniu na samoistną ewolucje zdarzeń, bądź na rozpoczęciu działań w celu uprzedzenia niekorzystnej ewolucji zdarzeń. 4. Utrzymywanie określonego poziomu zasobów(potencjał działania) a) pełne wykorzystanie zasobów-polega na dostosowaniu do istniejących warunków takiego poziomu zasobów, który zapewnia bezpieczeństwo dla ciągłości zadania, ułatwia pełne wykorzystanie posiadanych zasobów b) utrzymanie miary w wykorzystaniu rezerw 5. Koncentracja sił i środków a) na jednym kierunku działania(oddziaływanie na jedną lub małą liczbę elementów, wybieranie pola działania i skoncentrowanie na nim całej uwagi) b) zabezpieczenie wszystkich kierunków działania- dywersyfikacja działania (działanie szerokim frontem) Wiąże się z ustaleniem stosownego do sytuacji poziomu działania polegającego na wyborze i całkowitym poświęceniu się jednemu fragmentowi i rzeczywistości albo jednoczesnej aktywności w wielu dziedzinach. ZARZĄDZANIE Podejście funkcjonalne: • działania, które służą kierowaniu procesami pracy, tj wszystkich czynności niezbędnych do realizacji zadań przedsiębiorstwa. • funkcja sprawna, która kieruje użyciem zasobów i koordynowaniem funkcji rzeczowych. Podejście instytucjonalne: • grupa osób, szczebel kierowniczy, której powierzono w organizacji uprawnienia do wydawania poleceń. (prawo do decydowania w określonej dziedzinie). Podejście systemowe • dynamika działania organizacji gospodarczej • system techniczno-ekonomicznym i społeczny funkcjonujący w określonym środowisku, w warunkach gospodarki rynkowej • aby organizacja mogła działać sprawnie muszą być rozwiązane problemy dotyczące otoczenia zew i struktury wewnętrznej. ELEMENTY PROCESU ZARZĄDZANIA: 1. Kreacja nowej koncepcji, myśli dotyczącej aktywności przedsiębiorstwa; 2. Inicjacja działań innowacyjnych – opracowanie projektu decyzji i ich podjęcie 3. Programowanie – opracowanie planu działania 4. Realizacja programu – działalność stymulacyjna i leadership, uruchomienie działań motywujących zespół 5. Kontrola – sprawdzenie, czy porogramy, działania zostały zrealizowane zgodnie z założeniami i czy cele zostały osiągnięte STYLE PROCESU ZARZĄDZANIA: 1. Technokratyczno-analityczny - działania na podstawie różnorodnych analiz 2. Polityczny – związany ze zjawiskiem typowych sytuacji konfliktowych. Przybiera formę: a) stylu uzgodnień i partycypacji (konieczność szukania form współpracy) b) stylu przetargów i negocjacji c) stylu perswazji i systemu wartości – przekonanie 3. Przedsiębiorczy - typowy dla szybkich decyzji w warunkach zagrożenia, wiele elementów spontaniczności. ZARZĄDZANIE (1) P.DRUCKER- zarządzanie to przekształcanie zasobów firmy w produktywne przedsiębiorstwo tzn. takie którego efekty działania są większe od prostej sumy zasobów tego przedsiębiorstwa. 2+2=5- efekt synergiczny lub e. Organizacyjny Zasobami przedsiębiorstwa są zasoby: Zasoby finansowe: gotówka, papiery wartościowe Zasoby rzeczowe: budynki, maszyny, urządzenia, surowce Zasoby ludzkie: kadra zatrudniona w przedsiębiorstwie (2) FAYOL – pierwszy opisał proces zarządzania. Podzielił różne czynności w organizacji na grupy i nazwał je funkcjami:  Czynności rachunkowe  Handlowe  Produkcyjne  Administracyjne: 1. Planowanie 2. Organizowanie(stwarzanie warunków dla zrealizowania celu) 3. Rozkazywanie 4. Koordynowanie 5. Kontrolowanie FUNKCJE KIEROWNICZE (1) GULICK: POSDCORB P- planowanie- wyznaczanie tego co jest do zrobienia i jak to zrobić by osiągną cel. O- organizowanie- stworzenie warunków do zrealizowania planu, podział czynności, uporządkowanie wew elementów. S- zdobywanie i szkolenie kadr oraz zagwarantowanie odpowiednich warunków pracy D- podejmowanie decyzji i ich przekształcanie, instrukcje szczegółowe i ogólne (kierowanie ludźmi, podejmowanie decyzji kierowniczych, sposoby, metody, techniki kierowania ludźmi) CO- koordynowanie(czynności w czasie i przestrzeni)- łączenie różnych elementów procesu pracy. R- informowanie szczebla nadrzędnego o przebiegu i realizacji zadań. B- kontrola zapewnienie realizacji wszystkich zadań (2) KOONTZ I O’DONELL 1. Planowanie- postawienie celu, rozwinięcie przyszłych opcji działania, wyznaczanie celów ramowych, wytycznych, programów i sposobów postępowania dla całego przedsiębiorstwa lub poszczególnych jego części. 2. Organizowanie- kształtuje strukturę działania która specyfikuje wszystkie konieczne zadania, realizacja planów jest zapewniona 3. Zabezpieczenie kadr – bieżące zapewnienie i utrzymanie zasobów ludzkich 4. Kierowanie w węższym znaczeniu – układ oddziaływania jako mikrostruktura między uczestnikami, motywowanie, komunikowanie i style kierowania. 5. Kontrola –ma rejestrować osiągnięte wyniki i porównywać je z planem. Kontrola ze swoimi informacjami jest jednocześnie punktem wyjścia do opracowania nowego planu i rozpoczynającego się tym samym od nowa procesu zarządzania. MENADŻER Podstawowym jej zadaniem jest realizacja procesu zarządzania planuje, podejmuje decyzje, organizuje, kieruje i kontroluje zasoby ludzkie, rzeczowe, finansowe i informacje. PODZIAŁ MENADŻERÓW: 1. wg szczebla zarządzania a) najwyższego szczebla zarządzania - top menadżer, dyrektor, zastępca wyznaczający cele organizacji b) średniego szczebla zarządzania - midle menadżer - kierownicy działu, filii zakładów realizują cele i strategie ustalone przez top menadżerów c) pierwszej linii - first line czyli najniższy - decydują o inwestycjach rozszerzeniu linii zbytu są to brygadziści i kontrolerzy 2. wg obszaru działania a) menadżerowie funkcjonalni - zajmują się określonym obszarem działania w organizacji (np. produkcja, sprzedaż, marketing, finanse) b) menadżerowie ogólni nadzoruje złożoną jednostką np. przedsiębiorstwo, samodzielny wydział ŹRÓDŁA WŁADZY MENADŻERA 1. Władza wymuszania a) władza karania - umiejętności korzystania z takich narzędzi i instrumentów w jakie wyposażone jest każde stanowisko menadżerskie . b) władza rzeczywista - kierownik umie korzystać z takich narzędzi wymuszania jakimi są kary . 2. Umiejętność nagradzania- umiejętność wiązania wysokości nagrody ze spełnieniem określonych wymagań .Umiejętność wiązania wysiłku z nagrodą . 3. Władza odniesienia = charyzmatyczna- osobowość narzuca swój styl pracy grupie podwładnych . 4. Władza formalna -wynikająca z mocy prawa ; źródło tradycyjne 5. Doświadczenie i profesjonalizm UMIEJĘTNOŚCI MENADŻERÓW a) techniczne - zdolność posługiwania się narzędziami i aparaturą a także słownictwem charakterystycznym dla danej dziedziny wiedzy b) społeczne - zdolność współpracy z innymi ludźmi, rozumienia ich i motywowania (poszczególnych osób jak i grup), tworzenia właściwej atmosfery pracy c) koncepcyjne - umysłowa zdolność koordynacji integrowania wszystkich interesów i działalności organizacji, związane z nakreślaniem kierunku celu, strategii, misji działania przedsiębiorstw ROLE ORGANIZACYJNE MENADŻERÓW: 1) interpersonalne- ułatwiają kierownikowi utrzymanie niezakłóconego funkcjonowania organizacji - rola reprezentacyjna - funkcja ceremonialna polega na reprezentowaniu organizacji na wszelkiego rodzaju zewnętrznych i wewnętrznych ceremoniach (witanie gości, obiad z klientem) - rola przywódcy –obejmuje motywowanie, szkolenie oraz angażowanie pracowników - rola łącznika - nawiązywanie kontaktów (układy przyjacielskie z innymi szefami 2) informacyjne - otrzymywanie i przekazywanie informacji; kierownicy zbierają i rozpowszechniają informacje - obserwator- poszukuje informacji którą mógłby wykorzystać z pożytkiem (zadaje pytania podwładnym, napływające spontanicznie plotki) - upowszechniającego - przekazuje podwładnym ważne informacje - rzecznika - przekazuje część zebranych informacji osobom spoza jednostki, czy nawet spoza organizacji (narady, konferencja, sympozja) 3) role decyzyjne – odnoszą się do decyzji które należy podjąć w oparciu o rzetelną informację. - przedsiębiorczy - stara się udoskonalić swoją jednostkę inicjuje i wprowadza zmiany - przeciwdziała zakłóceniom- zażegnuje kryzysy (strajk, bankructwo odbiorcy) - rozdziela zasoby - odpowiada za decyzje jak i komu przydzielone zostaną zasoby organizacji - negocjator - podejmowanie nowych umów z innymi przedsiębiorstwami STYLE KIEROWANIA (1) Styl autokratyczny Stosowany gdy: - zadania są ściśle ustalone , jasno sprecyzowane (proste lub wymagają precyzyjnej koordynacji) - podwładni oczekują takiego sposobu kierowania. - istnieje konieczność szybkiego i zdecydowanego podejmowania decyzji. - duże ryzyko zagrożenia popełnienia błędu wymagają ciągłych decyzji kierownika. Zalety 1. umożliwia władcze kierowanie nad całością 2. zapewnia krótki czas podejmowania decyzji 3. pozwala na precyzyjne zidentyfikowanie osób odpowiedzialnych za realizację danego zadania 4. daje możliwości sprawnej koordynacji zadań 5. nie wymaga zbyt dużych zdolności interpersonalnych Wady 1. ogranicza samodzielność podwładnych (wymaga od kierownika wnikania w szczegóły działania podwładnych) 2. nie sprzyja angażowaniu podwładnych w realizacji zadań 3. ogranicza inwencję twórczą pracowników 4. wymaga stałego nadzoru i kontroli, precyzyjnego stawiania zadań. 5. zwalnia podwładnych od odpowiedzialności 6. nie umożliwia pełnego wykorzystania wiedzy i umiejętności pracowników (2) Styl demokratyczny Stosowany gdy: - cele firmy i interesy pracowników są zbieżne - zespół i organizacja realizuje zadania o charakterze innowacyjnym - są oddani, wykształceni, świadomi, zaangażowani, samodzielni podwładni, dysponujący wiedzą i umiejętnościami, są gotowi przyjmować odpowiedzialność za podejmowane decyzje - realizuje się zadania twórcze - praca wymaga inwencji twórczej pracowników - nie da się ustalić ścisłych procedur postępowania Zalety: 1. pozwala kierownikowi na zajęcie się sprawami konkretnymi 2. wzmacnia u podwładnych zaangażowanie, identyfikowanie się z firmą i chęć współpracy 3. pełne wykorzystanie wiedzy i umiejętności podwładnych 4. sprzyja innowacyjności 5. wzmaga poczucie odpowiedzialności podwładnych za realizowane zadania. 6. integruje zespół i organizację i ogranicza konflikty pracowników. 7. wyzwala inwencje twórczą 8. umożliwia przekazywanie uprawnień decyzyjnych Wady: 1. konieczność ustalania stanowisk wydłuża czas podejmowania decyzji 2. może istnieć niebezpieczeństwo braku koordynacji w czasie czynności i zadań 3. wymaga się od kierownika dużych umiejętności społecznych i motywacyjnych, pracy z podwładnymi. 4. może stwarzać pozory słabości i uległości kierownika. MODELE KIEROWANIA (1) Blaych i Molton- osobowość menadżera zadania (1,9)- demokratyczny (9,1)- autokratyczny (1,1)- bierny, nieudolny (umiejętności, cechy osoby na stanowisku menadżera nie są odpowiednie i wystarczające do sprawowania funkcji kierowniczych. Osoba ta była doskonalona na stanowisko podwładnego) (9,9)- zespołowy, zintegrowany (5,5)- przeciętny (2) Reddiin- osobowość menadżera + efektywność 1. separujący (np. 1.1) Przyjmuje postać stylu dezerteryzującego jeżeli niesprzyjające są warunki do kierowania: • trzeba podejmować decyzje • nikt mu nie może pomóc lub w sprzyjających warunkach może przyjąć postać stylu biurokratycznego wtedy może być efektywny. 2. poświęcający się 3. towarzyski • efektywny (rozwojowy) wtedy gdy grupa podwładnych jest wykształcona, świadoma, samodzielna i wie, że musi wykonać zadanie • mniej efektywny (kanapowy, misjonarski) 4. Styl zintegrowany • styl kompromisowy (mniej efektywny) – kierownik wybiera mniejsze zło i idzie na kompromis • styl administracyjny (bardziej efektywny) – kierownik szanuje podwładnych i wymaga od niego pełnego, dokładnego wykonania pracy. (3) Fiedler- sytuacje 1. stosunki międzyludzkie 2. struktura zadań- • ustrukturyzowane, jeżeli są proste, rutynowe i istnieją ścisłe instrukcje co do sposobu ich wykonywania, kierownikowi łatwo sprawdzić jak efektywnie działają podwładni • nieustrukturyzowane, kiedy występuje wiele ilościowych aspektów i nie da się jasno określić najlepszego sposobu działania, wiedza kierownicza jest z natury ograniczona. 3. pozycja lidera – władcza, przywódcy- im wyższa hierarchia organizacji tym łatwiej przywódcy wpływać na zachowania podwładnych, bowiem tym bardziej akceptują oni jego dominację. (4) Blanchard i Hersey- ewolucja orientacja na zadania Poziomy: • podwładny realizujący 1 poziom- styl autokratyczny • podwładni samodzielni 2 poziom – styl demokratyczny • podwładny współpracujący 3 poziom – styl partycypacyjny (przełożony i podwładny są partnerami) • podwładny delegujący 4 poziom – styl dyskretne doradztwo i współpraca OTOCZENIE ORGANIZACJI Segment „natura” • środowisko ekologiczne- zmiany w nim zachodzące utrudniają niektórym organizacjom prowadzenie ich dotychczasowej działalności • środowisko kulturowe- organizacja istnieje w ramach jakiejś społeczności, która wyznaje pewien system wartości, ideały i wzorce zachowań, przejawia określone aspiracje i dążenia, postawy wobec różnych zjawisk i stanów rzeczywistości. • image- jeśli społeczne otoczenie nie akceptuje firmy, uważa ją za nieetyczną, zbyt mało solidną czy wiarygodną, może bardzo skutecznie utrudniać jej funkcjonowanie- władza opinii publicznej. Segment „władza” • państwo- dla współczesnych organizacji jest władzą, która stanowi prawa i egzekwuje ich stosowanie, dysponuje przymusem i sankcjami, wydaje nakazy, zakazy, ustala normy postępowania, zasady opodatkowania, stawki celne, stopę refinansowania, zakazy lub ograniczenia transferu zysków, dopuszczalne normy emisji zanieczyszczeń środowiska. • „centrale”- to władza organizacji będących częściami większych całości np. koncerny, która w większym lub mniejszym stopniu posługuje się nakazami, zakazami i sankcjami. Segment „gra” Tworzą go najróżniejsi partnerzy organizacji, głównie jej rynkowi kontrahenci- klienci, dostawcy, banki, kooperanci, podwykonawcy, usługodawcy, usługobiorcy itp. Realizują oni własne interesy i cele, ale do tego potrzebują innych organizacji i zasobów. Wchodzą oni pomiędzy sobą w najróżniejsze związki, wymieniają dobra, usługi i informacje, uważając aby wymiana była dla nich opłacalna. Mogą oni partner „ograć”, ale nie można go zniszczyć. Można być negocjatorem „twardym”, ale zawsze lojalnym. Lojalność i wzajemne szanowanie odrębnych interesów są etyczną podstawą gier. Segment „walka” To rozdaj gry, tyle że chodzi tu o zniszczenie przeciwnika lub znaczne osłabienie jego siły. Ta gra jest grą o sumie zerowej. Wygrana jednej strony oznacza przegraną drugiej. Otoczenie: • rozległe- globalizuje się rynek, wymiana informacji, skutki lokalnych kataklizmów i konfliktów • zróżnicowane- nowe, wyspecjalizowane organizacje, wąskie i specyficzne „nisze rynkowe”, grupy klientów o specjalnych, wyrafinowanych potrzebach • niestabilne- coraz krótszy „okres życia” produktów, coraz silniejsza konkurencja, „rewolucje” technologiczne, przełomy polityczne, aktywna i zmienna ingerencja państwa itp. • kompleksowe- coraz większa współzależność procesów i zjawisk • stałe- brak zmian w otoczeniu, taki a nie inny dostęp do czynników w otoczeniu. Przedsiębiorstwo pozostające zbyt długo w otoczeniu stałym nie rozwija się, brak postępu technicznego, technologie nie rozwijają się • zmienne- organizacja ma czas na ustosunkowanie się do zmian • burzliwe- zmiany zachodzą zbyt szybko, organizacja nie ma wpływu na dostosowanie się. OTOCZENIE ORGANIZACJI PODSYSTEMY ORGANIZACJI a) cele • często utożsamiane z funkcjami, jakie pełnią one na rzecz otoczenia (cel biura prawnego – załatwianie prawnych zleceń swoich klientów) • zysk jest najbardziej ogólnym celem działań podejmowanych przez organizacje • organizacje nie nastawione na zysk (organizacje niedochodowe) czerpią niezbędne środki finansowe głównie z różnych budżetów publicznych : państwowych, regionalnych, lokalnych, dlatego określane są mianem organizacji budżetowych • cele organizacji rozumiane bywają również jako zbiory konkretnych efektów działań podejmowanych w ramach i dla realizacji ich funkcji (np. ustalona wielkość produkcji, wielkość zysku w danym okresie, asortyment) • cele organizacji stanowią zbiór wzajemnie powiązanych dążeń, aspiracji i zamierzonych efektów o różnym stopniu konkretności • mają hierarchiczną konstrukcję: - zamierzenia długofalowe, kosztowne, ważne dla przyszłego rozwoju organizacji nazywane celami strategicznymi. Związane są one ze zdobywaniem nowych rynków, badaniami nad nowymi produktami i technologią - cele niższego rzędu: taktyczne i operacyjne które są bardziej konkretne niż strategiczne, można je dostosować do zmieniających się warunków zanim zmienimy cele wyższego rzędu • cel to uświadomiony : sporządzony przez konkretną osobę lub grupę społeczną stan rzeczy, który zamierza ona osiągnąć b) struktura • każda organizacja ma swoją wewnętrzną organizację, składa się z różnych elementów oraz powiązań i zależności łączących je • najbardziej podstawowym składnikiem struktur organizacyjnych są pojedyncze stanowiska pracy • wzajemne zależności łączące stanowiska pracy mają różny charakter(więź służbowa, technologiczna, funkcjonalna, informacyjna) • na bazie powiązań kształtują się struktury a) struktury typu „U” określone mianem jednolitych, spójnych, każda ich część nie może funkcjonować bez powiązań z innymi, nie może się usamodzielnić. b) struktury typu „M” – są to związki wielu przedsiębiorstw posiadających znaczną samodzielność. Łączą je głównie powiązania ekonomiczne oraz jednolita polityka c) ludzie • są najważniejszy składnik każdej organizacji • jednostki i grupy społeczne są systemami naturalnymi, wnoszącymi do organizacji swe potrzeby: biologiczne, kulturalne, inteligencję, cele, umiejętności. • są najbardziej zawodnym składnikiem organizacji, ale tyko dzięki nim trwają one i rozwijają się d) technika • zbiór ogólnych i szczegółowych sposobów, technik oraz narzędzi służących realizacji organizacyjnych zadań • określa działania, jakie powinny być podjęte dla wykonania zadań, porządkują je i wiążą między sobą • może być wypracowana przez samą organizację lub zapożyczona czy narzucona z zewnątrz • różny może być stopień jej szczegółowości, sztywności (niezmienności), obligatoryjności (obowiązku stosowania) i formalizacji • ze względu na stopień szczegółowości, sztywności i sformalizowania stosowane w organizacjach techniki działania podzielić można na: a) ogólne algorytmy b) algorytmy działania wyznaczają w postaci kolejnych faz (etapów) tok (sposób) postępowania w określonych sytuacjach PLANOWANIE jest procesem polegającym na świadomym ustalaniu kierunków działania oraz podejmowaniu decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemyślanych ocenach FUNKCJE PLANOWANIA: 1. zewnętrzna= zachęcająca partnera do udziału w finansowaniu danej idei, pozyskiwaniu zewnętrznych źródeł finansowych, stworzeniu wspólnego przedsięwzięcia 2. wewnętrzna= ukazującą skalę zadań, ich słabe i mocne strony oraz szansy i zagrożenia Funkcje planu to: • szczegółowe określenie niezbędnych zasobów, które mają być wykorzystane, • dostosowanie możliwości ich pozyskiwania i wykorzystywania do warunków otoczenia ETAPY PLANOWANIA: 1. ustanawianie celów ; (co ma organizacja zrobić, czego potrzebuje, co chce osiągnąć); analiza otoczenia i potencjału przedsiębiorstwa.(analiza swoich własnych możliwości) Elementami analizy są: analiza szans i zagrożeń w otoczeniu, analiza swoich słabych i mocnych stron i jednocześnie ma miejsce formowanie celów 2. określenie obecnej sytuacji ( czy posiada wystarczające zasoby aby wprowadzić plan w życie); analiza konkurencji- segment walka; opracowanie strategii działania. Elementami tej strategii jest: domena działania- z jakim produktem startuje przedsiębiorstwo i do kogo skierowany jest produkt (i na jakim rynku). 3. ustalenie co sprzyja a co przeszkadza; Pomysł na zdobycie przewagi konkurencyjnej (co zrobić by dane dobro było sprzedawane lepiej niż inne) 4. opracowanie zbioru działań, prowadzących do osiągnięcia celu; określenie celów strategii działania MISJA • wspólna wartość przyjmowana przez wszystkich pracowników i zarząd firmy pozwalająca wybrać cele firmy dla klientów, pracowników, akcjonariuszy, środowiska • wartość określająca filozofię działania firmy czyli: strategię firmy, styl zarządzania, strukturę firmy, sposób wykorzystania zasobów, sposób realizacji codziennych procedur, sposób wykorzystania zdolności pracowników, sposób nagradzania pracowników • wyrażenie jednoznacznego, unikalnego celu, który różnicować będzie organizacje od innych branży ze względu na przedmiot, zakres i sposób działania • deklaracja misji powinna zawierać następujące informacje: rola jaką firma spełnia i chce spełniać na rynku, pozycja firmy na rynku i aspiracje co do przyszłej pozycji, główne cele marketingowe firmy, struktura wielkości firmy, charakter i liczba filii, umiejscowienie danego działu w firmie, rola działu w realizacji strategii firmy, oferowane produkty i usługi • sformułowana ogólnie i rzetelnie • ustalana jest na rok lub dwa, później należy uwzględnić strategię przedsiębiorstwa. • nie jest kategorią planistyczną lecz raczej socjologiczną • sformułowanie kształtowane jest przez: 1)historię przedsiębiorstwa 2)środowisko w którym działało przedsiębiorstwo 3) środki jakimi dysponuje. WIZJA długookresowa co najmniej kilkunastoletnia strategiczna prognoza rozwoju względem: 1)dziedziny działania 2)zasięgu działania 3)dystrybucji zasobów 4)wyróżniających kompetencji. STRATEGIA • jest ogólnym programem definiowania i realizowania celów organizacji oraz pełnienia jej misji • odnosi się do formułowania głównych misji, zamierzeń i celów organizacyjnych, polityki i programów osiągania ich, metod niezbędnych aby strategie zostały wdrożone dla osiągnięcia celów organizacyjnych • jest rozumiana jako a) pewien plan działania organizacji związany z jej pozycją w otoczeniu (obecną i przyszłą) b) pewien względnie stały i konkretny sposób działania • jest przyjętą przez kierownictwo organizacji spójną koncepcją działania • wdrożenie jej ma zapewnić osiągnięcie fundamentalnych celów długookresowych w ramach wybranej domeny działania. Elementy strategii: 1. domena działania (określa ona gdzie i komu firma zamierza sprzedawać swoje wyroby lub usługi); 2. strategiczna przewaga (polega na tym, aby w ramach wybranej branży być bardziej atrakcyjnym partnerem niż inne firmy); 3. cele strategiczne (są ważnym uzupełnieniem wyboru domeny i strategicznej przewagi nad konkurentami, określają co konkretnie firma chce osiągnąć w kolejnych okresach); 4. funkcjonalne programy działania (są przełożeniem strategii na konkretne działania na każdym stanowisku pracy). PLANOWANIE STRATEGICZNE • zbiór decyzji określających cele i ich zmiany wynikające z konieczności przystosowania się do zmian w otoczeniu, zasoby niezbędne do osiągnięcia założonych celów oraz sposoby ich pozyskania, rozmieszczenia i użytkowania • działanie, które tworzy wizję firmy na czas nim objęty oraz wytycza ramy działalności firmy przyczyniające się do jej sprawnego i skutecznego funkcjonowania • charakteryzuje się: 1. wyznacza podstawowe cele firmy 2. stwarza normy dla bieżących decyzji 3. dotyczy dłuższej perspektywy niż planowanie innego rodzaju 4. powoduje skoncentrowanie energii i zasobów na najważniejszych działaniach firmy 5. angażuje kierownictwo najwyższego szczebla 6. uwzględnia reagowanie na zmieniające się otoczenie firmy PLANOWANIE OPERATYWNE • zbiór decyzji określających konkretne zadania i działania konieczne do poprawnego ich wykonania w przewidzianym czasie • obejmuje wybór i określenie celów krótkookresowych oraz zabezpieczenie środków ich realizacji • charakteryzuje się: 1. zakres- pojedyncze działania lub zadania 2. złożoność- mała liczba zmiennych 3. cel planowania- wykonanie zadania 4. charakter czynności planistycznych- odtwórczy postępowanie według wytycznych 5. agregacja informacji- niska. PLANOWANIE STRATEGICZNE PLANOWANIE OPERATYWNE • prowadzi do osiągnięcia ogólnych celów • określa kierunek działania • jakościowe • mało dokładne • zwrócone w stronę otoczenia • dotyczy firmy jako całości kierunków rozwoju całej firmy • dłuższy okres czasu • odpowiadają za nie kadry kierownicze najwyższego szczebla • cechuje je wielowariantowość • określa sposoby wcielania w życie planowania strategicznego • ponosi mniejsze ryzyko • szczegółowe • zwrócone do wnętrza jednostki • dotyczy poszczególnych części • krótki okres czasu • określa funkcje i sposób ich realizacji BIZNES–PLAN: • dokument określający postępowanie przedsiębiorstwa w pewnym okresie czasu • przewodnik dla jego działań strategicznych i operatywnych • pozwala zidentyfikować słabe i silne strony działalności gospodarczej. Typowa struktura biznes-planu: 1. krótka prezentacja organizacji – historia, cele, zadania, profil i zakres działania firmy, wielkość sprzedaży obecna i przyszła, posiadane oraz planowane środki. 2. analiza otoczenia – charakterystyka obecnych rynków, najistotniejsze przewidywane zmiany otoczenia firmy, wyszczególnienie istniejących zagrożeń i możliwości, ocena konkurencyjności firmy. 3. analiza organizacyjna firmy – ogólna charakterystyka środków, którymi firma obecnie dysponuje, aktualna sytuacja finansowa, główne słabości i mocne strony firmy, analiza mocnych i słabych stron konkurencji. 4. rozwiązania strategiczne – określenie wybranej strategii rozwoju, warianty wyboru i ich uzasadnienie, cele krótko średnio i długoterminowe, przewidywane oddziaływania na sytuacje firmy 5. plan działania – program działania, wybór środków, określenie kolejności działań, strategia wdrożenia, metody kontroli wskaźników, strategie alternatywne. STRUKTURA ORGANIZACYJNA ogół ustalonych zależności funkcjonalnych i hierarchicznych między elementami organizacji, zgrupowanymi w komórki i jednostki organizacyjne w sposób umożliwiający osiąganie celów całości. ELEMENTY STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ Stanowisko organizacyjne- • podstawowy element struktury organizacyjnej • miejsce zajmowane przez pracownika, które jest określone przez: a) zakres realizowanych funkcji (obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności) b) relacje z innymi stanowiskami c) rodzaj i wielkość przydzielonego wyposażenia Komórka organizacyjna • zespół składający się z kierownika i podporządkowanych mu członków zespołu • realizuje on cel działania zharmonizowany z celem działania całej organizacyjnym • najmniejsza jednostka organizacyjna Jednostka organizacyjna • zbiór komórek organizacyjnych, którymi kieruje zwierzchnik. WYZNACZNIKI STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ (wpływają one na strukturę organizacyjną) 1. strategia • misja oraz wyznaczone cele • określa w jaki sposób przebiegają linie podporządkowania i kanały komunikacji pomiędzy kierownikami i komórkami organizacyjnymi • wpływa na informacje, mechanizmy planowania i podejmowania decyzji; 2. technologia • stosowana w organizacji do wytwarzania jej wyrobów • wywiera wpływ na mechanizmy koordynacji, na poziom, na którym podejmuje się decyzje, na wielkość komórek organizacyjnych 3. ludzie są związani z działalnością organizacji oddziałują również ludzie spoza organizacji (współdziałanie z klientami i odbiorcami, dostawcami itd.) 4. wielkość organizacji większe organizacje odznaczają się wyższą specjalizacją czynności i bardziej sformalizowanymi procedurami 5. otoczenie organizacji potencjał otoczenia, jego złożoność oraz niepewność pozwala organizacji na trwanie i regularny wzrost. WYMIARY STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ 1. wymiar konfiguracji- • liczba poziomów hierarchii • rozpiętość kierowania na poszczególnych poziomach • usytuowanie poszczególnych elementów 2. wymiar centralizacji • wewnętrzna struktura władzy w organizacji • stopień autonomii systemu 3. wymiar specjalizacji • podział pracy i obowiązków pomiędzy stanowiska, komórki i piony organizacyjne; 4. wymiar standaryzacji • typowość działań i procedur 5. wymiar formalizacji • zakres, w jakim łączność i reguły postępowania są unormowane w dokumentacji organizacyjnej. STRUKTURALIZACJA ELEMENTÓW STRUKTURALIZACJA DZIAŁAŃ rozczłonkowanie organizacji rozmieszczenie uprawnień decyzyjnych podział pracy, zadań, obowiązków system przepisów regulujących postępowanie ujednolicone sposoby postępowania KONFIGU-RACJA CENTRALI-ZACJA SPECJALI-ZACJA FORMALI-ZACJA STANDARY-ZACJA ZASADY KSZTAŁTOWANIA SIĘ STRUKTUR • zasada celowości- konieczność jasnego i wyraźnego określenia celów dla organizacji i jej elementów poprzez dzielenie celów ogólnosystemowych na cząstkowe • zasada łączenia celów cząstkowych w ogólny- grupowanie pojedynczych stanowisk w komórki i większe jednostki (działy, wydziały, piony), którym podporządkowane zostają cele wyższego rzędu • zasada specjalizacji- grupowanie elementów struktury według możliwie jednorodnych zadań; podstawowe kryteria grupowanie: specjalizacja technologiczna i przedmiotowa; • zasada koordynacji- sposoby współdziałania poszczególnych członków organizacji, realizujących wyodrębnione funkcje, miejsce i rolę komórek doradczych • zasada równowagi zakresów zadań, uprawnień i odpowiedzialności- przydzielenie określonemu stanowisku określonych zadań, które wiąże się z przyznaniem odpowiednio szerokiego zakresu uprawnień: na stanowisko nakłada się odpowiedzialność adekwatną do przydzielonych zadań i uprawnień • zasada jednoosobowego kierownictwa- należy dążyć do podporządkowania hierarchicznego każdego stanowiska pracy tylko jednemu stanowisku kierowniczemu • zasada ustalania racjonalnych granic nadzoru- odnosi się do przestrzegania racjonalnej wielkości zespołu , którym sprawnie może kierować pojedynczy przełożony KLASYCZNE STRUKTURY ORGANIZACYJNE Strukturę liniowa • hierarchiczne powiązanie wszystkich komórek organizacyjnych • występuje w bardzo małych organizacjach • gwarantuje jedność kierownictwa (każdy pracownik ma tylko jednego bezpośredniego przełożonego , od którego otrzymuje polecenia i przed którym jest odpowiedzialny) • pracownik i jego stanowisko pracy jest powiązane z nadrzędnym jedną linią -droga służbowa • brak specjalizacji funkcji kierowniczych (kierownik zajmuje się wszystkimi funkcjami realizowanymi w podległej komórce organizacyjnej) ZALETY:  jednoosobowe kierownictwo  możliwość szybkiego podejmowania decyzji  łatwość utrzymania dyscypliny  indywidualna odpowiedzialność  łatwość przejrzystego ustalania zakresów kompetencji i odpowiedzialności. WADY:  mała elastyczność działania i wynikająca z tego sztywność organizacji  stosunkowo duża centralizacja dająca w efekcie niepełne wykorzystanie indywidualnych zdolności wykonawców niższych szczebli hierarchicznych  trudności w opanowaniu przez kierowników całej wiedzy o funkcjonowaniu organizacji. RYS. Struktura liniowa ZARZĄD DYREKTOR Z- ca dyrektora ds. marketingu Z- ca dyrektora ds. finansów Z- ca dyrektora ds. produkcji Kierownik działu Kierownik działu Kierownik działu Personel Personel Personel Personel Personel Personel Struktura funkcjonalna • dominują zależności funkcjonalne nad hierarchicznymi • specjalizacja stanowisk kierowniczych w realizacji określonych funkcji • prawo poszczególnych kierowników funkcjonalnych do bezpośredniego ingerowania w pracę wykonawców • każdy z pracowników podlega wielu kierownikom funkcjonalnym • zasadą, na której opiera się konstrukcja struktury funkcjonalnej jest specjalizacji pracy kierowniczej • wykonawca jest powiązany bezpośrednimi więziami z przełożonymi funkcjonalnymi, którzy odpowiadają za swój funkcjonalny obszar działania. ZALETY:  planowe wprowadzenie daleko posuniętego podziału pracy i specjalizacji również w sferze kierowania  zdolność szybkiego reagowania na zmienioną sytuację systemu  możliwość korzystania przez wykonawców z kompetentnej rady przełożonych funkcjonalnych  fachowość podejmowanych decyzji WADY  trudności w rozstrzyganiu zakresu kompetencji i odpowiedzialności kierowników funkcjonalnych  możliwość otrzymania przez wykonawców sprzecznych poleceń  naruszenie zasady jednoosobowego kierownictwa.  skomplikowana sieć informacyjna RYS. Struktura funkcjonalna Kierownicy funkcjonalni Sprzężenia służbowe Wykonawcy Struktura sztabowo -liniowa • obok komórek typowo liniowych , występują tzw. sztaby, czyli stanowiska doradców • komórki sztabowe służą fachową pomocą stanowiskom kierownictwa liniowego, nie tworząc oddzielnych pionów funkcjonalnych • nie mają on uprawnień do bezpośredniego wydawania poleceń wykonawcom. ich zadaniem jest odciążenie kierowników komórek liniowych w realizacji ich funkcji podstawowych. ZALETY:  przestrzeganie jednoosobowego kierownictwa  możliwość korzystania przez kierowników liniowych z opinii wysoko wykwalifikowanych ekspertów  możliwość specjalizacji funkcjonalnej w sferze zarządzania  szybkość podejmowania decyzji  prostota i przejrzystość konstrukcji  odciążenie komórek liniowych WADY:  możliwość utożsamiania się komórek sztabowych z kierownictwem liniowym  możliwość sporów między kierownikami komórek sztabowych i komórek wykonawczych.  niebezpieczeństwo przecenienia lub niedoceniania przez komórki liniowe rad i opinii formułowanych przez komórki sztabowe. RYS. Struktura sztabowo- liniowa ZARZĄD DYREKTOR Doradca ds. rozwojowych Radca prawny Z- ca dyrektora d/ s marketingu Z- ca dyrektora d/ s finansów Z- ca dyrektora d/ s produkcji Kierownik działu Kierownik działu Kierownik działu NOWOCZESNE STRUKTURY ORGANIZACYJNE Struktura dywizjonalna- • linie produkcyjne umieszczane są w odrębnych jednostkach organizacyjnych (dywizjach), w który realizowane są wszystkie funkcje pomocnicze • naczelne kierownictwo (kwatera główna) kontroluje działania podległych jej jednostek jedynie przez sprawowanie kontroli finansowej • każda jednostka może mieć inna strukturę organizacyjną - należy bowiem dostosować ją do realizowanych przez jednostkę celów • kierownictwo jednostki (dywizji) ponosi odpowiedzialność operacyjną • kierownictwo naczelne (kwatery głównej) odpowiedzialność strategiczną. ZALETY:  wzmocnienie kontroli finansowej na szczeblu centrali oraz kontroli strategicznej  koncentracji na wewnętrznej efektywności  zapewnienie wzrostu firmy  uwolnienie prezesa firmy od kontroli operacyjnej  zdecentralizowanie odpowiedzialności. WADY:  powoduje wysokie koszty administracyjne przez dublowanie funkcji sztabowych i komórek funkcjonalnych na szczeblu centrali oraz dywizjach  stwarza konkurencję między szefami dywizji i niejednokrotnie brak współpracy  powoduje kłopoty z ustaleniem właściwego stopnia delegacji kompetencji decyzyjnych na szczeblu dywizji  stwarza konkurencje o zasoby. RYS. Struktura dywizjonalna PREZES SZTAB Produkt A struktura funkcjonalna Produkt B struktura funkcjonalna Produkt C struktura macierzowa Struktura projektowa • składa się z zespołów projektowych powoływanych do realizacji zadań o niepowtarzalnym, kompleksowym i innowacyjnym charakterze • zespoły te mogą spełniać wiele funkcji, np. analityczno - diagnostyczne, wdrożeniową, organizatorską czy techniczno - ekonomiczną oraz mieć różny zasięg. • struktura ta może przybierać formy: 1. komórka sztabowa koordynuje realizacje projektu: kierownik -koordynator podporządkowany jest naczelnemu kierownictwu , a w stosunku do komórek liniowych dysponuje jedynie uprawnieniami doradczymi. Nie może im wydawać poleceń ani rozliczać z wykonania zadań. Nie ponosi on pełnej odpowiedzialności za realizowany projekt. 2. struktura projektowa z uprawnieniami komórek liniowych: tworzony doraźnie zespół projektowy, który ma strukturę liniową i jest podporządkowany kierownikowi projektu. Kierownik projektu ma uprawnienia decyzyjne kierownika liniowego , dysponuje potrzebnymi pracownikami oraz środkami materialnymi i finansowymi. ZALETY:  wykorzystanie fachowej wiedzy specjalistów  bezpośrednie kontakty między członkami zespołu projektowego i zespołowe rozwiązywania problemów  krótkie drogi komunikacyjne i szybki podejmowanie decyzji  dużą elastyczność i szybkość reagowania na nowe problemy  znaczną aktywność innowacyjną członków zespołu projektowego  odciążenie naczelnego kierownictwa od problemów bieżącego zarządzania. WADY:  trudność w precyzyjnym ustaleniu zakresów uprawnień i odpowiedzialności zespołów projektowych i organizacji macierzystej  niebezpieczeństwo autonomizacji grup projektowych i tworzenia zależności hierarchicznych między nimi  niebezpieczeństwo wystąpienia zjawiska stabilizacji grup projektowych i przedłużenia realizacji projektu w nieskończoność  trudność w koordynacji działań , szczególnie gdy w organizacji realizowanych jest jednocześnie kilka projektów  trudność natury psychologicznej i socjologicznej Struktura macierzowa • dwa wymiary podporządkowania służbowego • odchodzi się w niej od zasady jedności kierowania • wprowadza dwa kanały podległości, co w połączeniu z koniecznością każdorazowego negocjowania i szukania kompromisu wprowadza nowy klimat w organizacji • kierownicy poszczególnych wymiarów zajmują równorzędną i równoprawną pozycję • zjawisko dualizmu uprawnień decyzyjnych (pracownicy otrzymują polecenia z dwóch równoważnych źródeł) ZALETY  równorzędne traktowanie wymiaru przestrzennego i produktywnego  wprowadzenie zasady wzajemnej kontroli i równowagi miedzy elementami struktury  zachęcenie pracowników do współpracy  rozwiązywania konfliktów i koordynacja działań pokrewnych WADY:  jest organizacją trudną do zarządzania z powodu dużego rozbudowania  nieproporcjonalnie wiele czasu należy przeznaczyć na proces negocjacyjny i podejmowanie decyzji (niezbędne jest uzyskanie zgody wielu podmiotów)  powoduje zwiększenie zbiurokratyzowania struktury  może hamować kreatywność członków organizacji RYS. Struktura macierzowa PREZES Produkt A Produkt B Produkt C Region pł. Region cent. Region pd. Struktura holdingowa • organizacja prowadzi zróżnicowaną działalność w różnych • każda z jednostek jest praktycznie niezależna kapitałowo i organizacyjnie • jednostki są powiązane z centralną jedynie prawnie i kapitałowo • kierownictwo holdingu prowadzi tyko zarządzanie portfelowe • wpływ bezpośredni na działalność poszczególnych jednostek tworzących holding odbywa się jedynie przez wydelegowanych przedstawicieli w radach nadzorczych ZALETY:  zapewnienie jasnego i logicznego podziału odpowiedzialności miedzy kierownictwem holdingu a jednostkami (firmami) tworzącymi go  ulokowanie odpowiedzialności za strategię działalności na szczeblu jednostek  uwolnienie kierownictwa centrali od działalności strategicznej a skoncentralizowanie się na zarządzaniu portfelowym  pozostawienie całkowitej autonomii jednostką tworzącym holding. WADY:  brak współpracy miedzy jednostkami organizacyjnymi tworzącymi holding  brak wspólnej strategii działania i efektu synergetycznego  uzależnienie kierownictwa od działalności firm tworzących holding  częsty niedobór informacji na szczeblu centrali o rzeczywistej sytuacji w poszczególnych jednostkach  nadmierna koncentracja na krótkookresowych korzyściach finansowych. RYS. Struktura holdingowa FIRMA B FIRMA C HOLDING FIRMA A FIRMA D DECYZJA • jest zawsze wyborem jednego z możliwych w danej sytuacji wariantów działania. Proces decyzyjny • rozpoznanie i zdefiniowanie istoty sytuacji decyzyjnej • zidentyfikowanie alternatywnych możliwości działania • wybór najlepszej możliwości i jej realizację • menadżerowie podejmując decyzje znajdują się w różnych sytuacjach stosownie do sytuacji podejmują różne decyzje. • podejmowanie decyzji może być rozumiane jako: 1. akt podjęcia decyzji 2. proces podejmowania decyzji. RODZAJE DECYZJI: Decyzje zaprogramowane • mają kompletną strukturę lub powtarzają się z pewną częstotliwością • przykład- decyzja o zamówieniu kolejnych partii surowców, gdy ich stan w magazynie osiągnie z góry określony limit • dotyczą mniej istotnych spraw • są podejmowane przez menadżerów niższego szczebla • nie wymagają dużego nakładu pracy. Decyzje nie zaprogramowane • mają niezbyt wyraźnie określoną strukturę • podejmowane są rzadziej niż decyzje zaprogramowane • przykład- decyzja o rozpoczęciu działalności w nowym sektorze rynkowym, podjęcie decyzji o radykalnej zmianie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa • podejmowane są przez menadżerów wyższego szczebla • wymagają dużego nakładu pracy • wiążą się z dużym ryzykiem. CECHY DECYZJI RODZAJ DECYZJI STRATEGICZNE TAKTYCZNE OPERACYJNE RODZAJ PROBLEMU kierunki rozwoju działalności przedsiębiorstwa zapewnienie warunków do sprawnej realizacji celów instytucji optymalizacja wykorzystania zasobów instytucji ISTOTA PROBLEMU alokacja ogółu zasobów w zależności od możliwości określonych przez otoczenie organizacja i rozwój zasobów zastosowanie zasobów NAJWAŻNIEJSZE CELE cele i zadania, strategie w zakresie finansów, marketingu organizacja i struktura informacji, odpowiedzialności pozyskanie zasobów i ich rozwój ; środki pieniężne; narzędzia i przedmioty, pracy, ludzie cele i zadania operatywne; organizacja zaopatrzenia produkcji i zbytu kontrola procesów OGÓLNA CHARAKTE-RYSTYKA DECYZJI decyzje scentralizowane niepowtarzalne jednostkowe podejmowane od czasu do czasu rozwiązujące konflikty między strategią i wykonawstwem; rozwiązujące konflikty pomiędzy celami indywidualnymi i celami instytucji decyzje zdecentralizowane decyzje powtarzalne podejmowane często WARUNKI PODEJMOWANIA DECYZJI Stan pewności- to sytuacja w której podejmujący decyzję, zna z rozsądnym zakresem pewność, dostępne warianty wyboru oraz ich warunki. Takie warunki występują bardzo rzadko z powodu złożoności i burzliwości współczesnego życia gospodarczego. Stan ryzyka- to sytuacja w której dostępność poszczególnych możliwości i związanych z nią potencjalnych korzyści i koszty , są znane z pewnym szacunkowym prawdopodobieństwem. Menadżerowie muszą więc trafnie określić prawdopodobieństwo związane z każdym wariantem. Stan niepewności- to sytuacja w której podejmujący decyzję nie zna wszystkich możliwości wyboru, ryzyka związanego z każdą z nich ani możliwych konsekwencji. Menadżerowie muszą więc pozyskać dużo informacji i podchodzić do sprawy w sposób logiczny i racjonalny. Ważną rolę odgrywa zatem intuicja i doświadczenie. ETAPY PROCESU RACJONALNEGO PODEJMOWANIA DECYZJI ETAP SZCZEGÓŁY PRZYKŁAD rozeznanie i zdefiniowanie sytuacji decyzyjnej przesłanka wskazuje na konieczność podjęcia decyzji może być pozytywna lub Negatywna Dyrektor handlowy dostrzega Spadek sprzedaży jednego z Asortymentów identyfikacja alternatywnych możliwości Zidentyfikować właściwe warianty ważne jest by podać nie tylko możliwości oczywiste, ale i twórcę *zwiększenie promocji *wprowadzenie zmian w wyrobie *obniżka ceny ocena wariantów ocena z punktu widzenia co najmniej : *wykonalności, *wystarczalności *następstw= konsekwencji *czy firmę stać na większą promocję, zmiany w wyrobie czy obniżkę cen ? wybór najlepszego wariantu ocena wszystkich elementów sytuacji, wybór wariantu najlepiej pasującego do sytuacji menadżera zmiany w wyrobie dopiero po dłuższym czasie zahamują spadek sprzedaży należy więc obniżyć cenę i zwiększyć promocję, wdrożenie wybranego wariantu wdrożenie wariantu w system organizacyjny możliwa konieczność uzyskania zezwolenia wyższych szczebli, odpowiednie komórki opracowują szczegóły obserwacja wyników i kontrola w określonym momencie należy ocenić, czy wybrany i wdrożony wariant sprawdza się w praktyce dyrektor handlowy po kilku miesiącach stwierdza wzrost sprzedaży określonego asortymentu 1. rozeznanie i zdefiniowanie sytuacji decyzyjnej—menadżer musi wyrobić sobie pełne zrozumienie problemu, jego przyczyn a także jego powiązania z innymi czynnikami. 2. identyfikowanie alternatywnych wariantów—jest to identyfikacja alternatywnych skutecznych zasobów działania. Dobrze jest opracowywać zarówno oczywiste standardowe jak i twórcze innowacyjne warianty. 3. ocena wariantów—każdy wariant należy ocenić według wystarczalności, wykonalności i skuteczności. 4. wybór wariantu—jedno z podejść zakłada wybór wariantu o najwyższym łącznym poziomie wykonalności, wystarczalności i możliwych do przyjęć konsekwencji. 5. wdrożenie wybranego wariantu—polega na wprowadzaniu wariantu w życie. 6. obserwacja i ocena wyników—polega na ocenianiu skuteczności tj. czy wybrany wariant służy realizacji pierwotnego celu. GRUPOWE PODEJMOWANIE DECYZJI • grupa interaktywna to grupa której członkowie otwarcie dyskutują, wspierają się i uzasadniają najlepsze rozwiązania postawionego przed nimi problemu.(np. związki w ustalaniu układu zbiorowego) • grupa delficka to forma grupowego podejmowania decyzji, w której grupa jest wykorzystywana do osiągnięcia zgodnej opinii ekspertów dotyczącej problemu zadanego im przez organizatora grupy. • grupa nominalna (to uporządkowana technika do uzyskania twórczych lub nowatorskich rozwiązań) jest swoistym połączeniem cech grupy interaktywnej i delfickiej, która jest stosowana do uzyskania twórczych lub nowatorskich rozwiązań albo pomysłów. Grupowe podejmowanie decyzji- zalety i wady: ZALETY WADY jest więcej informacji i więcej wiedzy proces trwa dłużej jest więc bardziej kosztowny może powstać więcej wariantów mogą pojawić się decyzje kompromisowe, wynikające z niezdecydowania może dojść do poprawy porozumiewania się może pojawić się myślenie grupowe (sytuacja taka powstaje gdy dążenie grupy do konsensusu i spójności przeważa nad dążeniem do osiągnięcia możliwie najlepszej decyzji) Prawdopodobnie większy stopień akceptacji ostatecznej decyzji Grupa może zostać zdominowana przez jedną osobę ogólnie rzecz biorąc pojawiają się lepsze decyzje KULTURA ORGANIZACYJNA jest to osobowość konkretnego przedsiębiorstwa przejawia się w zachowaniach i reakcjach jednostek i grup społecznych, ich sądach i postawach, w sposobie rozwiązywania problemów, budowie hal produkcyjnych , w wyposażeniu estetyce wnętrz to zbiór dominujących wartości norm postępowania charakterystycznych dla danej organizacji podbudowanej założeniami i przejawiających się przez artefakty zewnętrzne, sztuczne twory danej kultury . FUNKCJE KULTURY ORGANIZACYJNEJ : 1. zewnętrzne • umożliwia zrozumienie misji i strategii organizacji • umożliwia integrację uczestników organizacji • oferuje uczestnikom jednolite sposoby pomiaru i kryteria oceny efektów • umożliwia ulepszenie środków i przeformułowanie celów jeśli niezbędna jest zmiana 2. wewnętrzne • oferuje wspólny język i aparat pojęciowy • definiuje granicę grupy • wyznacza zasady władzy • zawiera kryteria nagradzania i karania RODZAJE ZMIAN KULTUROWYCH 1. błędne koło - organizacja nie jest w stanie uczyć się w oparciu o własne doświadczenia, na pojawiające się problemy reaguje w sposób tradycyjny. Za brak sukcesu obwinia czynniki zewnętrzne 2. rewolucja kulturowa -jest zamianą szybką i radykalną. Wszystko stare ogłasza się nieefektywnym przeżytkiem i zwalcza wszelkie przejawy tradycyjnych zachowań i postaw 3. zmiany ewolucyjne - wprowadzane metodą drobnych kroczków oddziaływają na podsystem społeczny w sposób bardziej lub mniej bezpośredni. Powoli zmienia się obowiązujący w organizacji system norm i wartości. KLASYFIKACJA KULTURY ORGANIZACJI. 1. kultura „wszystko albo nic” • kultura sukcesu opartą na motto „pokaż mi górę, a zdobędę ją” • cechuje ją dynamizm działań, niekonwencjonalny język, bojowość, obnażanie niepowodzeń, uznanie dla nieprzeciętnych osiągnięć • dozwolone jest nie okazywanie emocji, nie wynikających z bólu. 2. Kultura „chleba i igrzysk” • kładzie nacisk na współpracę w zespole, przyjazne i ujmujące zachowanie, aktywność, częste odznaczenia i nagrody • wykorzystanie możliwości otoczenia- to jej główny cel. 3. analityczna kultura przedsięwzięć • traktuje otoczenie jako potencjalne zagrożenie, nad którym poprzez analizy próbuje się zapanować • opiera się na naukowo technicznej racjonalności, hierarchii władzy i doświadczeniu. 4. kultura procesu • opiera się na perfekcyjnej i dyskretnej realizacji zadań, wysokim stopniu formalizacji, wzorcach zabezpieczenia się przed ewentualnymi ujemnymi skutkami działań oraz hierarchii. KOMUNIKOWANIE SIĘ - Proces przekazywania informacji od jednej osoby do drugiej. PROCES KJOMUNIKOWANIA SIĘ - rozpoczyna się gdy osoba (nadawca) pragnie przekazać fakt, myśl czy opinię komuś innemu (odbiorca). Skuteczne komunikowanie się jest zasadniczym warunkiem sukcesu każdej grupy. Szum 2.Zakodowanie 3.Przekaz kanałami 4.Rozszyfrowanie 1.Treść <---Początek 5.Treść 8.Rozszyfrowanie 7.Przekaz kanałami 6.Zakodowanie Szum FORMY KOMUNIKACJI INTERPERSONALNEJ : • komunikacja ustna - rozmowa bezpośrednia, dyskusje grupowe, rozmowy telefoniczne i inne okoliczności, w których słowo mówione jest wykorzystywane do przekazywania treści. Ma miejsce w toku bezpośredniej rozmowy. • komunikacja pisemna - notatki, listy, sprawozdania i inne okoliczności, do przekazywania informacji wykorzystuje się słowo pisane. Forma Zalety Wady Ustna 1. sprzyja zwrotnej reakcji i wymianie poglądów w formie pytań, zgody, wyrazu twarzy itd. 2. Łatwa w użyciu (nadawca musi tylko mówić) i można ją wykorzystywać z niewielkim przygotowaniem 1.Może być niedokładna, jeśli mówca dobiera niewłaściwe słowa albo pomija ważne szczegóły. 2. Nie zostawia trwałego zapisu. Pisemna 1. Przeważnie dokładniejsza (jest czas na odpowiednie zebranie informacji, poddanie korekcie) 2. Pozostawia trwały zapis kontaktu. 1. Hamuje zwrotną reakcję wymianę poglądów, nie sprzyja im. 2. Trudniejsza i bardziej czasochłonna. SIECI KOMUNIKACYJNE • wzorzec w jaki układa się komunikacja zachodząca pomiędzy członkami grupy. 2 3 1 4 5 1 2 3 4 5 4 5 1 2 3 1 2 3 5 4 1 2 3 5 4 WINOROŚL - nieformalna sieć komunikacji wśród ludzi nie należących do organizacji, może przenikać całą organizację i nie zawsze odpowiada wzorcowi formalnych kanałów informacyjnych. 2) Łańcuch kiści : wielu ludzi opowiada niewielu dalszym osobom. KOMUNIKACJA POZAWERBALNA • wszelka komunikacja które nie posługuje się słowami albo unika słów do przekazywania szerszego znaczenia niż słownikowa • często polega na wyrazie twarzy , ruchach ciała , kontakcie fizycznym, gestach, intonacji • rodzaje (obrazowość języka, sceneria - wielkość, położenie biura, język ciała). BARIERY SKUTECZNEJ KOMUNIKACJI : 1) Cechy nadawcy: - sprzeczne lub nie spójne sygnały - niewiarygodność w przedmiocie wiadomości - niechęć do komunikowania się 2) Cechy odbiorcy: - brak nawyku słuchania - uprzedzenia w przedmiocie wiadomości 3) Dynamika interpersonalna między nadawcą i odbiorcą - semantyka - różnice statutu lub wady - różnice percepcji (ludzie postrzegają sytuację odmiennie) 4) Czynniki po stronie otoczenia - szumy - przeciążenia - przeładowanie informacji MOTYWOWANIE • jest procesem wieloaspektowym • różnie rozumiany, pobudza i utrwala • najczęściej rozumie się pod tym pojęciem stan gotowości do podejmowania określonych działań • odnosi się do przeżyć psychicznych człowieka, od których zależy kierunek ludzkiej aktywności • motywacja stanowi proces regulacji, który pełni funkcje sterowania ludzkimi czynnościami • jest wewnętrzną siłą, instynktem, przeżyciem • stanowi wewnętrzną siłę, do której możemy zaliczyć instynkty, popędy, życzenia, pragnienia, które wywołują stany napięć. • proces motywacji jest dwukierunkowy (podwładny zachowuje się zgodnie z wolą kierującego jedynie wówczas kiedy uzna, że warunki jakie kierujący mu stworzył do pracy pozwalają zaspokoić jego potrzeby i dążenia, zredukują obecne stany napięć jakie się wytworzą. Kierujący, aby stworzyć pracownikowi warunki pracy, powinien poznać swego podwładnego. Od siły owych pragnień i dążeń zależy bowiem zaangażowanie w pracę) • osoba silnie zmotywowana wie co chce osiągnąć w życiu i w jaki sposób chce to osiągnąć • proces motywowania zaczyna się od momentu, w którym wyraźnie występuje uczucie niespełnienia. Z chwilą zaspokojenia tej potrzeby może pojawić się potrzeba następna. Jest to niekończący się krąg naszych potrzeb • im silniejsza jest motywacja, tym większy jest nasza aktywność. Nadmierna aktywność (motywacja) nie jest korzystna dla jakości naszej pracy, rezultatu działania. Zdarza się, że nadmierna aktywność paraliżuje nasze działanie. RODZAJE MOTYWACJI 1. Motywacja negatywna- jest to zagrożenie co człowiek osiągnie lub co mógłby osiągnąć (utrata pracy, przesunięcie z pracy) czyli motywacja przez zagrożenie. Prowadzi do obniżenia poczucia własnych wartości, do braku zaufania do własnych sił, postawy defensywnej, rodzi frustrację, depresję, jest przyczyną konfliktu, buntu lub powoduje służalczość, nadmierny lojalizm i lenistwo. 2. Motywacja pozytywna- opiera się na założeniu, że jeśli coś osiągniemy a wówczas zrealizujemy swoje pragnienia np.: awansowanie, zmiana stanowiska na lepsze, opierają się na nadziei, na prawdopodobieństwie, że coś osiągniemy. Motywacja pozytywna pobudza do aktywności, przedsiębiorczości, zaangażowania, podnosi inicjatywę. TEORIE MOTYWACJI 1) teorie treści zajmują się tym co powoduje, że zachowujemy się tak a nie inaczej. 2) teorie procesu (procesualne), które koncentrują się na tym jak motywujemy, w jaki sposób, przez jakie cele osoby mogą być motywowane. 3) teorie modyfikacji zachowań- sposoby uczenia się właściwych zachowań. Ad. 1. a) Maslow- scharakteryzował potrzeby jakie posiada człowiek i zhierarchizował je. V IV III II I I- potrzeby zaspokajania głodu, mieszkania, ubrania, najsilniej odczuwane, potrzeby fizjologiczne; II- potrzeby bezpieczeństwa, pewności, stałości, niezależności; III- potrzeby społeczne czyli potrzeby życzliwości, potrzeby przynależności; IV- potrzeby szacunku, zaspakajania potrzeb, osiągnięcia sukcesu; V- potrzeby samorealizacji, władzy, pokazania wiedzy zdobytej. b) Mc Gregor- zastanawiał się dlaczego ludzie podejmują pracę, dlaczego pracują. Ludzie, którzy nie znoszą pracy, motywacja- należy ich zmuszać do pracy przez kary, kierownik jest despotyczny. Ludzie, którzy pracę uważają za przyjemność, ale jeśli będą stworzone do niej właściwe warunki, każda praca może być przyjemna. c) Mc Celland- motywacją mogą być tylko potrzeby wyższego rzędu, sukcesu, władzy. Ad. 2. Każdy z nas wkłada taki wysiłek w pracę i na tyle się angażuje, na ile ma nadzieję, im większe jest prawdopodobieństwo, że swoje wysiłki zostaną wynagrodzone, docenione. Ad. 3. W jaki sposób skutki poprzedniego działania wpływają na zachowania pracownika w przyszłości. Wyznaczenie motywacji- narzędziami wyznaczania są: narzędzia pozytywne- nagrody oraz narzędzia negatywne- kary, narzędzia uczenia- regulaminy, procedury, zasady, reguły postępowania, narządzie wygaszania zachowania- brak reakcji na czyjeś zachowanie. PRZYCZYNY OPORU WOBEC ZMIAN 1. Lęk przed nieznanym (pracownik, który nie wie co się stanie, boi się skutków zmian, jest zatem ich przeciwnikiem) 2. Nieświadomość celu zmian (wprowadzanie zmian na zasadzie odgórnej dyrektywy budzi z reguły opór personelu; pracownicy powinni wiedzieć, po co potrzebna jest zmiana i w jakim celu zachodzi; brak poczucia sensu zmiany budzi agresję lub powoduje pasywność) 3. Brak zaufania (zdarza się, że pracownicy nie chcą uwierzyć w celowość zmian; przyczyną takiej sytuacji jest często różnica perspektywy, z której ocenia się zmianę; inaczej postrzega ją zarząd, inaczej personel; radą na tego rodzaju impas może być dyskusja z najbardziej wpływowymi członkami załogi, w której strony poznają nawzajem swoje punkty widzenia i próbują ustalić wspólne stanowisko) 4. Zakłócenie rutyny i przyzwyczajeń (pasywność bierze się z zadowolenia z istniejącego stanu, które niejednokrotnie znajduje wyraz w powiedzeniu; po co się wysilać, skoro tak dobrze idzie) 5. Poczucie, że spodziewane korzyści są niewspółmiernie małe w stosunku do poniesionych kosztów i wysiłków (opinia ta często wiąże się z niezrozumieniem istoty i celu reformy; tak czy inaczej, przygotowując zmianę należy pamiętać, że ludzie, którzy zaangażują się w proces zmian, muszą w nim widzieć korzyść) Postawy niechętne zmianą wynikają również z braku szacunku dla przywódcy, z braku tolerancji., ograniczeń kulturowych, ograniczeń umysłowych, które nie pozwalają zrozumieć pewnych idei i zamiarów, oraz przywiązania do tradycji. ETAPY WPROWADZANIA ZMIAN Wprowadzając zmiany menadżer nie powinien liczyć na charyzmę, ale na fachową wiedzę oraz techniki i umiejętności, które opanował i którymi umie się w odpowiednim momencie posłużyć. Niezbędne jest rozeznanie w przebiegu zmiany i w problemach wiążących się z poszczególnymi etapami procesu przekształcania instytucji. (1) Zmiany z punktu widzenia postępowania z pracownikami. 1. Perswazja, która polega zarówno na argumentach logicznych, jak i emocjonalnych. Argumenty emocjonalne są bardzo przydatne w pierwszej fazie oswajania pracowników z myślą o konieczności reformy. Nie należy jednak zaniedbywać rzeczowych argumentów logicznych, które budują trwałe i świadome poparcie dla zamierzonych działań. 2. Partycypacja- podwładni powoli angażują się w proces identyfikowania potrzeby zmiany. Menadżer zaczyna współpracę z pracownikami. Uczestnicząc w przygotowaniu zmiany pracownicy świadomie biorą na siebie część odpowiedzialności za reformę i czują się jej współautorami. Powstaje poczucie identyfikacji ze zmianą. 3. Okres adaptacyjny- pracownicy przystos