Wyszukiwarka:
Artykuły > Studia >

BADANIA WSTĘPNE




BADANIA WSTĘPNE Bez zbadania stanu wyjściowego i ustalenia pożądanego kierunku wpływu na otoczenie ( celów PR) nie powinno się uruchamiać żadnych instrumentów PR, nie powinno się też podejmować decyzji o rozpoczęciu działań PR. Celem badań wstępnych jest zebranie informacji o: • Grupach docelowych, do których kierowane będą działania PR. Ponieważ centralne miejsce w analizie stanu wyjściowego ma ustalenie wizerunku PTK w świadomości otoczenia oraz wpływu tego wizerunku na realizowanie celów organizacji w najbliższej i dalszej przyszłości, to sprawą o zasadniczym znaczeniu jest ustalenie, kto stanowi owo reprezentatywne i strategiczne otoczenie. • Postawach i opiniach grup otoczenia na temat PTK i jakości świadczonych usług. • Wynikach porównania wizerunku PTK z wizerunkami firm konkurencyjnych. • Ogólnym wizerunku przedsiębiorstwa w tzw. jego szerokim otoczeniu podmiotowym. • Faktach i wynikach dotychczasowej działalności przedsiębiorstwa. • Kanałach przekazu informacji, z uwzględnieniem skuteczności ich oddziaływania na poszczególne grupy otoczenia podmiotowego- analiza komunikacyjna. Na etapie analizy stanu wyjściowego przeprowadza się równoczesną analizę komunikacyjną, która ma doprowadzić do oceny dotychczasowego stanu powiązań komunikacyjnych z otoczeniem i ustalenia jego prawdopodobnego wpływu na wizerunek firmy, nastawienie do niej otoczenia, grożące ewentualnie konflikty. Oceniany jest proces komunikowania. Przeprowadzenie badań pilotażowych( pre test) wykażą, co otoczenie wie o PTK i jej usługach, o czym na jej temat jest przekonane, jaką ma opinię na temat firmy, jakie korzyści i straty wiąże z przyłączeniem się do abonentów PTK. Bada się istniejącą dotychczas wymianę informacji oraz potencjalne potrzeby informacyjne formułowane przez badanych i przez firmę PTK, w tym sposób pozyskiwania informacji o firmie, jakiego otoczenie się spodziewa. W analizie stanu wyjściowego można posłużyć się ośrodkami wyspecjalizowanymi w badaniach społecznych, ale ponieważ łączy się to ze znacznymi wydatkami trzeba wykorzystać wszelkiego typu dostępne źródła informacji i opinii oraz prostsze spośród metod badania wizerunku. Źródła informacji na ten temat to: • Pracownicy firmy , ci przede wszystkim, których zadania zawodowe zmuszają do częstych kontaktów z otoczeniem zewnętrznym, tworzący naturalny pomost pomiędzy firmą, a jej otoczeniem: pracownicy Biura Obsługi Klienta, przedstawiciele handlowi. • Dane z rocznych bilansów, statystyk. • Wycinki prasowe z informacjami o firmie, a także o konkurencyjnych firmach. Analiza wycinków prasowych dostarcza informacji nie tylko o aktualnym wizerunku firmy, ale i o zainteresowaniu otoczenia sprawami firmy ( jak często firma jest tematem wypowiedzi prasowych, jakie wiadomości o niej przeważają: pozytywne czy negatywne, jakie zdarzenia i sprawy jej dotyczące przyciągają uwagę mediów). • Wypowiedzi zwolenników, przeciwników, konkurentów, przedstawicieli ośrodków badawczych. • Opinia nt. firmy wyrażona przez jej najbliższe otoczenie. • Jak często zamieszczane są informacje o firmie w lokalnych mediach, jak jest oceniana, jakie sprawy i zdarzenia przyciągają uwagę mediów? • Listy do redakcji, które mówią nie tylko jak oceniana jest firma lub jak oceniane są firmy konkurencyjne, lecz i o tym , co interesuje różne części otoczenia firmy. • Protokoły z pertraktacji z kontrahentami, władzami, prezesami spółdzielni mieszkaniowych, lokalną społecznością i jej przedstawicielami. • Sprawozdania z targów, wizyt w redakcji, spotkań z przedstawicielami grup opiniotwórczych. Badanie wizerunku PTK: Przyjmując, iż głównym celem public relations jest stworzenie pożądanego wizerunku firmy, w wyniku prowadzonych na wstępie badań należy znaleźć odpowiedź na pytanie, jaki jest aktualny wizerunek tej firmy, a jaki jest pożądany. Określ obraz firmy Zanotuj 1.RZECZYWISTY- Jak widzą nas inni? Wyniki badań otoczenia. 2.LUSTRZANY- Jak my widzimy siebie? Wyniki badań pracowników firmy. 3.POŻĄDANY, DOCELOWY- Jak powinni widzieć nas inni i jak chcielibyśmy widzieć siebie? Koncepcja docelowa ( cel długookresowy) 4.OPTYMALNY= REALNY- Jaki realny wizerunek możemy stworzyć w obecnej sytuacji?(kompromis pomiędzy w/w rodzajami). Optymalny kompromis pomiędzy koncepcja docelową, a realną sytuacją. Po opracowaniu wyników badań wstępnych należy dokonać korekty i adaptacji następnych pozycji planu. GRUPY OTOCZENIA Wyodrębnienie grup otoczenia jest najważniejszym procesem public relations. Jeżeli nie ustalimy, do kogo ma być adresowany przekaz public relations, to możemy być prawie pewni, że nie osiągniemy pożądanego efektu. I. Środowisko wewnętrzne - Pracownicy i ich rodziny - Pracownicy gościnni - Zarząd - Dyrekcja II. Środowisko zewnętrzne - Nabywcy usług- abonenci PTK - Doradcy nabywców - Potencjalni klienci- znajdujący się w terenie okablowanym. - Prezesi spółdzielni mieszkaniowych - Konkurencja - Lokalna społeczność III. Środowisko opiniotwórcze- publiczność zewnętrzna nie utrzymująca kontaktów handlowych z firmą, ale przyczyniająca się w znacznym stopniu do tworzenia opinii o niej. - Dziennikarze - Środki masowego przekazu - Władze lokalne - Uczelnie i szkoły - Osoby i instytucje kształtujące opinię publiczną. IV. Podmioty środowiska społecznego 1. Publiczność podstawowa- najbardziej może pomóc lub zaszkodzić firmie. 2. Publiczność wtórna – mniej istotna. 3. Publiczność tradycyjna- istotna dla obecnej działalności: - Pracownicy - Klienci - Dostawcy 4. Publiczność przyszłościowa- istotna dla dalszego rozwoju firmy: - Potencjalni klienci - Studenci 5. Zwolennicy- wzmacnianie ich przekonania 6. Przeciwnicy i sceptycy- mocne oddziaływanie perswazyjne 7. Niezaangażowani- pozyskanie Od zachowania się grup otoczenia uzależniona jest bieżąca działalność i rozwój firmy. Istotnego znaczenia nabiera więc ciągłe, planowe tworzenie w tych grupach wyobrażenia o PTK, jako o godnej zaufania, cieszącej się dobra opinią firmie. Po określeniu otoczenia firmy należy wyodrębnić grupy priorytetowe, które maja największy wpływ na realizację celów PR. Niewłaściwe określenie grup celowych, które mają być przedmiotem wpływów, może sprawić, że bezwartościowe okaże się dalsze planowanie, a następnie etap realizacji PR. Jako że głównym zadaniem public relations jest wspieranie działań reklamowych to podstawowymi odbiorcami będą grupy otoczenia mające bezpośredni wpływ na kształtowanie się pozycji rynkowej PTK. 1. Grupy celowe w środowisku wewnętrznym: - Pracownicy działów sprzedaży - Pośrednicy handlowi 2 . Grupy celowe w środowisku zewnętrznym: - Klienci - Prezesi Spółdzielni mieszkaniowych - Szeroka publiczność- głównie zajmująca rejony okablowane. - Organizacje konsumenckie - Prasa branżowa, fachowa, marketingowa - Regionalne media OKREŚLENIE CELÓW Głównym celem działań PR jest wspieranie polityki zbytu, czyli tzw. produktywne public relations, które ma uzupełniać przekazywane treści reklamowe. V. VI. I. W stosunku do środowiska zewnętrznego: 1.Pozyskanie nowych abonentów, którzy są w rejonach okablowanych, a nie zdołaliśmy ich przekonać do wielotematycznej oferty programowej - Pokonanie oporu potencjalnych nabywców. 2. Jak utrzymać klientów w sytuacji wzrastającej opłaty abonamentu przy nie zmieniającej się ofercie? - Uświadomienie że PTK oferuje usługi o wysokim standardzie, których jakość jest nieustannie doskonalona. 3. Jak przekonać widzów do wiarygodności intencji rozwojowych? 4. Wyrobienie reputacji solidnej firmy: - Zaprezentowanie się PTK jako sprawnego usługodawcy. - Zwrócenie uwagi na kompleksowość obsługi gwarantującą rozwiązanie problemów klientów. II. W stosunku do środowiska opiniotwórczego: 1. Intensyfikacja stosunków ze środkami masowego przekazu: a. Systematyczne dostarczanie aktualnych materiałów informacyjno- promocyjnych regionalnej prasie, radiu i telewizji. b. Nakłonienie lokalnych mediów do przeprowadzenia serii programów ( artykułów) informujących o działalności i ofercie programowej PTK. . TREŚCI PUBLIC RELATIONS I. W stosunku do środowiska zewnętrznego. 1. Informacje o zmianach programowych. 2. Informacja o instalacji nowoczesnych dekoderów i wszelkich działaniach mających na celu poprawę jakości świadczonych usług. 3. Poinformowanie otoczenia o istniejących formach obsługi klientów. 4. Informacje promujące firmę i świadczone przez nią usługi- reklama i informacja prasowa. 5. Informacja o ważnych wydarzeniach w firmie lub dotyczące jej bieżącej działalności, które mogą interesować opinię społeczną. II. W stosunku do środowiska opiniotwórczego. 1. Informacje o działalności i planach rozwojowych. 2. Szeroka prezentacja działalności firmy i oferowanych usług. 3. Oferty pracy i współpracy skierowane głównie do uczelni i szkół np.: oferowanie praktyk. 4. Udział PTK w akcjach prowadzonych przez organy społeczne i polityczne. 5. Informacja o sponsorowanych imprezach. 6. Informacja o darmowym instalowaniu nadajników PTK w domach dziecka, szkołach itp. 7. Seminarium dla studentów, przedstawicieli nauki, prasy fachowej prezentujące nowoczesne technologie wykorzystywane przez PTK TECHNIKI PUBLIC RELATIONS VII. VIII. W stosunku do środowiska zewnętrznego i opiniotwórczego. I. KONTAKTY- pielęgnowanie dobrych stosunków. • Kontakty z agendami zewnętrznymi. 1. Podtrzymywanie kontaktów poprzez organizowanie wizyt. 2. Utrzymywanie kontaktów listownych z klientami- listy okolicznościowe. • Kontakty przez media- zapraszanie przedstawicieli mediów na imprezy własne lub współorganizowane: 1. Proponowanie mediom wywiadów w związku z różnymi imprezami i wydarzeniami w firmie. 2. Zapraszanie na walne zgromadzenia. 3. Goszczenie dziennikarzy na przyjęciu z okazji jubileuszu firmy. 4. Zapraszanie przedstawicieli mediów w związku z otwieraniem nowych filii, oddaniem do użytku nowych pomieszczeń, zmianą urządzeń. • Spotkania 8. Seminaria np. nt. nowych technologii. 9. Spotkani i utrzymywanie kontaktów osobistych z ludźmi biznesu, klientami, dziennikarzami. 10. Imprezy prasowe: - Konferencje klasyczne, briefingi, konferencje reporterskie, spotkania prasowe. - Organizowanie dla mediów zwiedzania firmy. • Forma wystawiennicza 1. Stoisko informacyjne na targach medialnych. II. REDAGOWANIE • MEDIA RELATIONS Informacje przekazywane mediom muszą zainteresować odbiorcę nie mającego na co dzień nic wspólnego z PTK. W związku z tym wskazane jest akcentowanie korzyści jakie może odnieść po wykupieniu pakietu PTK przeciętny czytelnik czy słuchacz. 1. PRASA- dzienniki regionalne, czasopisma specjalistyczne- techniczne lub medialne. - Notatki prasowe - Cykl artykułów przedstawiających działalność i ofertę PTK - Wywiad w prasie np.: z dyrektorem marketingu nt. atrakcyjnej akcji promocyjnej. - Komunikaty, ogłoszenia. - Dodatki do dzienników np.: wkładka do „Kuriera Lubelskiego”- „Poradnik dla odbiorców PTK”. 2. TELEWIZJA REGIONALNA- TVL 3. - Reportaż lub informacja np. o akcji sponsorowania przez PTK upominków dla domów dziecka z okazji Dnia Dziecka. - Informacja z konferencji prasowej. 3. RADIO - Rozmowa z dyrektorem PTK nt. działalności firmy i planów rozwojowych. • FORMA WYDAWNICZA- produkcja materiałów informacyjnych. - Broszury, ulotki, foldery o firmie- wydawnictwo skierowane do klientów. - Kalendarze firmowe - Druki okolicznościowe. - Gazetka wewnątrz firmy. III. ORGANIZOWANIE • DYSPONOWANIE ŚRODKAMI 1.ŚWIADCZENIA CHARYTATYWNE - Bezpłatne instalowanie PTK w szkołach, Domach Dziecka, Domach Spokojnej Starości, Domach kultury i bibliotekach. - Ufundowanie paczek dla dzieci z Domów dziecka z okazji Dnia Dziecka. 2.SPONSORING - Sponsorowanie imprez kulturalnych np. Festiwalu Młodzieży Akademickiej FAMA 2000. 3.OPIEKA NAD PERSONELEM. 4. FORMA UPOMINKOWA - Wręczanie upominków przypominających o istnieniu firmy ( kalendarze, teczki, długopisy). • DOKUMENTACJA - Lektorat i informacja wewnętrzna. TOŻSAMOŚĆ FIRMY Zasadniczą częścią systemu komunikacyjnego jest tzw. Corporate Identity (działania zmierzające do ukazania indywidualności osobowości firmy). Czynniki identyfikujące przypisane do firmy: 1. NAZWA - „PTK OPERATOR” w Lublinie. 2. DATA POWSTANIA- 1995r.- otwarcie placówki w Lublinie. 3. LOKALIZACJA- Lublin; ul. Przyjaźni 13. 4. BRANŻA- operator telewizji kablowej. 5. ZNAKI FIRMOWE- logo 6. MISJA- określenie kim firma chce być, co ja odróżnia od innych firm i co należy do podstawowych celów firmy, czemu są podporządkowane wszystkie jej programy, decyzje, strategie. IX. MISJA Polska Telewizja Kablowa jest liderem, nieustannie rozwijającym jakość i zakres usług medialnych, wyróżniających się profesjonalizmem, kreatywnością i innowacyjnością. Naszą misją jest : - rozumienie, przewidywanie i zaspokajanie potrzeb naszych klientów; - rozwój aspiracji twórczych, wyższy standard życia oraz najwyższej jakości informacja, rozrywka i edukacja; - podwyższanie jakości struktur, procesów i zasobów, poprzez zastosowanie najnowocześniejszych technologii. W związku z przejęciem PTK i Wizji przez UPC proponuję wprowadzenie jednolitej nazwy poprzez wdrożenie systemu zmiany identyfikacji wizualnej firmy. Proces ten wiąże się z wieloma problemami, w tym z przekonaniem wszystkich pracowników firmy do jego stosowania. Firma musi przejść przez określone etapy. ETAP 1. Opracowanie systemu identyfikacji wizualnej. Zadanie to należy powierzyć wyspecjalizowanej firmie np.: studiu graficznemu. Firma ta opracuje tzw. „Podręcznik standardów identyfikacji wizualnej”( w formie drukowanej dla pracowników, CD ROM- umożliwiające obróbkę przez grafików i drukarnie). ETAP 2. Wdrożenie systemu. Należy przygotować harmonogram zadań. Wdrożenie systemu identyfikacji wizualnej może trwać kilka miesięcy i powinno odbywać się stopniowo: - szkolenia pracowników - seminaria, pokazy - odpowiednie wydawnictwa firmowe na ten temat. ETAP 3. Druk materiałów użytkowych. ETAP 4. Nadzór nad wdrażaniem. Nadzór sprawują specjalnie przeszkoleni pracownicy lub firma projektowa. Do podstawowych zadań nadzorujących należy: - badanie zgodności przedsięwzięć z podręcznikiem. - opiniowanie kosztów. - pilnowanie przestrzegania systemu w codziennej operatywnej działalności firmy. Plan przedsięwzięć związanych z wdrożeniem nowego systemu tożsamości wizualnej firmy: PRZEDMIOT ZMIAN DZIAŁANIE DZIAŁY LUB OSOBY WSPÓŁPRA-CUJĄCE TERMIN LOGO Wymiana logo Dział marketingu Dz. Handlowy Studio graficzne Do września 2000 NAZWA Zmiana nazwy Dz. Marketingu, Dz. Handlowy Do września 2000 BARWY FIRMOWE Niebieski(panton 293), czerwony (panton 197) Zielony (panton 347) Studio graficzne Na bieżąco ARCHI-TEKTURA Hol wejściowy, Biuro Obsługi Abonenta, Zewnętrzna elewacja w barwach firmowych Firma projektowania wnętrz Do września 2000 WYSTRÓJ WNĘTRZ Wystawki, kalendarze, plakaty promocyjne Osoby pracujące w danym pomieszczeniu Na bieżąco OZNAKO-WANIA WEWN. I ZEWN. FIRMY Jednolity system oznakowania zewnętrznego i wewnętrznego. Firma zewnętrzna Grudzień 2000 SAMOCHODY FIRMOWE Oznakowania wskazujące na przynależność Firma zewnętrzna Sierpień 2000 DRUKI: papier, koperty firmowe, formularze Nowe druki firmowe: wersja do użytku wewnętrznego i wersja luksusowa Drukarnia Czerwiec 2000 WIZYTÓWKI Jednolity system wizytówek w całej firmie Drukarnia Na bieżąco MATERIAŁY DRUKOWANE, PROMOCYJNE Dbałość o odpowiedni standard tych materiałów i odpowiednie eksponowanie logo Marketing, Agencje reklamowe W miarę potrzeb DRUKI OKAZJONALNE Karty świąteczne, zaproszenia Marketing, Dz. handlowy W miarę potrzeb TECZKA KONFE RENCYJNA Przygotowanie teczki z nowym logo. Drukarnia Czerwiec 2000 KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA X. Środowisko wewnętrzne - Pracownicy i ich rodziny - Pracownicy gościnni - Zarząd - Dyrekcja - Pośrednicy handlowi Cele działań PR w stosunku do środowiska wewnętrznego: 1. Stworzenie pozytywnego wyobrażenia oraz lojalności wobec firmy . XI. 2. Przygotowanie pracowników do roli ambasadorów firmy w środowisku XII. zewnętrznym XIII. 3. Wzmocnienie odpowiedzialności wszystkich pracowników za los firmy. 4. Poprawa atmosfery i nastrojów wewnątrz przedsiębiorstwa w celu ułatwienia kierowania załogą i zarządzania firmą. 5. Wzrost efektywności działań całej załogi. Treści PR przekazywane w środowisku wewnętrznym: 11. Informacja o tradycjach, osiągnięciach, planowanych zmianach i sytuacjach kryzysowych. 12. Informacja o sytuacji finansowej firmy 13. Rzetelna dwukierunkowa komunikacja między pracownikami, a zarządem firmy. 14. Informacja o bieżących wydarzeniach w przedsiębiorstwie. 15. Promocja osiągnięć i sukcesów pracowników. 16. Informacja o podstawowych celach i polityce firmy. 17. Publikacje tematyczne w mediach własnych. Techniki Public relations w stosunku do środowiska wewnętrznego- HUMAN RELATIONS. Celem tej działalności jest zapewnienie pracownikom podstawowej informacji potrzebnej do rzetelnego wykonywania określonej pracy, a także zintegrowanie celów pracowników z celami przedsiębiorstwa. 1.POCZTA ELEKTRONICZNA - Umożliwia dotarcie do każdego pracownika - Pracownik ma obowiązek codziennie rano wywołać swoją pocztę i zapoznać się z nią. 2.PUBLIKACJE WEWNĘTRZNE- Mają za zadanie dokumentowanie oraz rejestrację stanowiska firmy wobec istotnych problemów- publikowanie informacji niezbędnych dla osiągania celów Firmy, możliwość upublicznienia stanowiska Firmy bez cudzych zmian i zniekształceń. - Podręcznik pracownika - Gazetka dla pracowników: bieżące informacje, nowości, informacje o pracownikach, Hyde Park. 3. FORMA POCZTOWA - Wysyłanie listów okolicznościowych do pracowników. - Wysyłanie gratulacji dla najlepszego pracownika. 4.TABLICA OGŁOSZEŃ- 5. SPOTKANIA DYREKCJI Z PRACOWNIKAMI - Orędzie noworoczne- podsumowanie roku, plany, wyróżnienia, życzenia. - Życzenia świąteczne- „jajeczko”, „śledzik. - Wspólny szampan i przemówienie prezesa z okazji podpisania ważnej umowy - System komunikacji wewnętrznej- możliwość komunikowania się pracowników niższych szczebli z zarządem. - 6. SEMINARIA, SZKOLENIA. 7. KONKURSY DLA PRACOWNIKÓW - Konkurs na hasło reklamowe. - Konkurs na najlepszego pracownika. 8. SKRZYNKA „ŻYCZEŃ I ZAŻALEŃ” - Umożliwia anonimowe zbieranie opinii i pomysłów. 9. REKRAACJA - Rodzinne wyjazdy pracowników nad Jez. Białe z okazji rozpoczęcia sezonu wczasowego. 10. FORMA UPOMINKOWA - Gwiazdka 11. IMPREZY OKOLICZNOŚCIOWE - Świętowanie jubileuszy. - Firmowe Święto Wiosny. XIV. XV. XVI. SPONSOROWANIE Warunkiem sponsoringu są obustronne korzyści wzajemnych świadczeń Pomiędzy sponsorem, a sponsorowanym. Przed sponsorowaniem nie stawia się bezpośrednio celu akwizycyjnego- wzrostu obrotów, ale raczej takie jak: - Zmiana w stopniu znajomości Firmy. - Pozytywny „goodwill”. - Doprowadzenie do pozytywnych skojarzeń nazwy Firmy. - Poprawa lub stabilizacja pozytywnego wizerunku. - Zmiana w dotychczasowym postrzeganiu Firmy przez otoczenie, czyli przedstawienie w innym świetle różnym lub konkretnym częściom otoczenia. - Podniesienie(pogłębienie) stopnia motywacji i pozytywnej identyfikacji najbliższego otoczenia(pracowników, współwłaścicieli) z Firmą. Dopiero przez transfer tych wartości- i to niekiedy w dłuższym czasie- można oczekiwać wzrostu obrotów, na zasadzie „efektu halo”. Aby sponsorowanie było skuteczne między sponsorem, a sponsorowanym celem musi zachodzić związek, gdyż w przeciwnym razie nie nastąpi oczekiwany transfer wizerunku pomiędzy popieranym projektem, a sponsorem i utraci się wiarygodność sponsoringu. Chcąc zwiększyć skuteczność sponsorowania należy pamiętać, że sponsor i sponsorowany musza do siebie pasować oraz, że przedmiot tego działania musi wywodzić się ze strategii komunikacyjnej. Dla skuteczności sponsorowania najlepiej byłoby, gdyby w możliwie najszerszym zakresie grupy celowe sponsora i sponsorowanego były identyczne (potencjalni i rzeczywiści klienci, ośrodki opiniotwórcze itp.) KONCEPCJA SPONSORINGU: 1. Określenie celów komunikacji, jakie Firma chce osiągnąć. 2. Wybór treści dotyczących PTK, jakie Firma chce rozpowszechniać. 3. Identyfikacja grup docelowych, do których sponsor chce dotrzeć. 4. Opracowanie strategii sponsoringu. - ustalenie dziedziny - ustalenie typu świadczeń ze strony sponsora - ustalenie typu świadczeń ze strony sponsorowanego - określenie warunków, jakie musi spełnić sponsorowany. 5. Wybór sponsorowanego. 6. Kalkulacja kosztów sponsoringu. 7. Koordynacja działań sponsorskich z możliwościami udziału podmiotów zewnętrznych (prasa, radio, TV). SKUTECZNOŚĆ SPONSOROWANIA PODNOSI PRZESTRZEGANIE NASTĘPUJĄCYCH ZALECEŃ: • Sponsorowanie własnej, a nie obcej inicjatywy zwiększa wiarygodność sponsora. • Sponsorowane projekty nie mogą przeczyć dotychczasowym działaniom sponsora, bo naraża go to tylko o podejrzenia, iż chodzi tylko o rozgłos. • Otwarte, jasne wskazanie celów i motywów sponsorowania, przy czym równie ważne jest podkreślenie gotowości do dialogu, jak zamiaru równoczesnego pozyskania rozgłosu. • Wiarygodność można pogłębić dając obok wkładu finansowego aktywną współpracę w rozwiązywaniu jakiegoś społecznego problemu. • Wiarygodność budzi również stopień zaangażowania w realizację wybranych celów społecznych, nie może w nim dominować hałaśliwa akcyjność ( skakanie z tematu na temat, byle tylko „się sprzedać” przez liczne imprezy i dostarczanie emocji i przeżyć). • Partnerzy umowy dotyczącej sponsorowania powinni sobie odpowiadać (niesprzeczne interesy i cele): umowa powinna być wieloletnia: lepiej zawrzeć mniej umów o większej wartości niż dużo o małej wartości; pożądane jest ustalenie trwałego, wieloletniego budżetu oraz sprecyzowanie obowiązków obu stron. • Lepsze efekty uzyska sponsor finansując jakiś powtarzalny projekt niż jednorazowy program. ROZPATRZENIE PROŚBY O SPONSOROWANIE: Stosując się do wymienionych punktów rozpatrzę prośbę nadesłaną przez PSM „Kolejarz”, Administrację Osiedla „POGODNA” w Lublinie zwracającą się o pomoc w sfinansowaniu placu zabaw dla dzieci. Finansując placówkę rekreacyjną, PTK dociera do odbiorców znajdujących się w kręgu otoczenia firmy. Fakt, że grupy celowe sponsora i sponsorowanego są zbieżne przemawia za pozytywnym rozpatrzeniem prośby. Sponsorowany projekt nie przeczy dotychczasowej działalności PTK, a wręcz umacnia wizerunek Firmy dbającej o swoich klientów. Sfinansowanie placówki rekreacyjnej może przynieść następujące korzyści: - Dotarcie do grup otoczenia Firmy. - Promocja Firmy bez wygłaszania treści typowo reklamowych. - Zyskanie akceptacji i wzbudzenie zaufania. - Rozpowszechnienie akcji w mediach. - Możliwość wykorzystania placówki rekreacyjnej dla celów własnych tj. organizowanie imprez charytatywnych z dziećmi z Domów Dziecka, festyny, imprezy promocyjne. - Zorganizowanie cyklicznych festynów rodzinnych pod patronatem PTK- wzbudzenie zaufania do firmy, okazja do zaproszenia mediów, przedstawieni oferty promocyjnej PTK. XVII. IMPREZY SPECJALNE PTK OPERATOR w Lublinie w tym roku obchodzi swoje pięciolecie. Istnieje zatem okazja do przygotowania imprez specjalnych. Uroczystości jubileuszowe nie muszą odbywać się dokładnie w dniu urodzin firmy, ale mogą być rozciągnięte w czasie i odbywać się w różnych miejscach. Przygotowania do jubileuszu: 1. Opracowanie koncepcji, której elementami składowymi są: a. Wydawnictwa jubileuszowe. b. Organizacja święta wewnątrzzakładowego. c. Organizacja przyjęcia dla gości i dziennikarzy. d. Imprezy aktywizujące otoczenie wewnątrz jubileuszu. 2. Opracowanie planu: a. Przygotowanie do uroczystości w związku z ustalonym programem. b. Sposoby komunikowania się z otoczeniem w roku jubileuszowym. Przed przystąpieniem do tworzenia planu obchodów jubileuszowych należy sobie zadać pytanie jaka idea przyświeca tym uroczystościom i w jakim świetle firma chce się zaprezentować? CEL: Utrwalenie wizerunku PTK, operatora programów kablowych o doskonałej jakości, firmy nowoczesnej, dynamicznie się rozwijającej i elastycznie reagującej na zmieniające się wymagania rynku. ADRESACI: Oprócz klientów i pracowników także szeroka publiczność i środowisko opiniotwórcze. W związku z jubileuszem mogą być zaplanowane różne imprezy trwające od maja do września. Punktem kulminacyjnym będzie wielki festyn zorganizowany w połowie września na Placu Zamkowym. 1.KONKURS- Konkurs dla szerokiej publiczności na najciekawsze hasło reklamowe. Informacje o konkursie, a następnie ogłoszenie wyników ukażą się w lokalnej prasie. - termin rozpoczęcia konkursu- maj 2000 - termin nadsyłania zgłoszeń- sierpień 2000 Wyniki konkursu zostaną oficjalnie ogłoszone podczas Wielkiego Festynu PTK- wrzesień 2000. Jednocześnie nastąpi pierwsza prezentacja reklamy zrealizowanej z użyciem konkursowego hasła. 2.MATERIAŁY INFORMACYJNE- Przygotowanie materiałów informacyjnych: oryginalnych tekstów, zdjęć, filmów, eksponatów związanych z historią firmy. 3.WYDAWNICTWA JUBILEUSZOWE- wydawnictwa jubileuszowe nie są tym samym co opis historii firmy- są wzbogacone o poglądy, wypowiedzi, opinie rozmaitych osobowości, dokumentacje z badań dowodzących wysokiej jakości oferty itp. - broszury, ulotki - jubileuszowy dodatek do miesięcznika „Twoja Wizja” nt. działalności PTK OPERATOR w Lublinie. - dodatek do „Gazety Wyborczej” lub „Kuriera Lubelskiego”. 4.AUDYCJA RADIOWA- dyskusje pracowników, opinie klientów, wywiady z kierownictwem. Audycja powinna zostać utrwalona na taśmie, która może być rozsyłana do grup opiniotwórczych, a także wykorzystana jako gadżet reklamowy. 5.FILM – Przygotowanie we współpracy z Telewizją Lublin filmu o historii PTK- „Portret jednej firmy”. Film może być wyemitowany na antenie TVL, a także wykorzystywany do celów promocyjnych: - podczas konferencji prasowych, - prezentacji oraz - wykorzystywany przez przedstawicieli handlowych firmy. 6.KONFERENCJA PRASOWA- W przeddzień festynu konferencja prasowa mająca na celu zaprezentowanie działalności firmy oraz przedstawienie zwycięzców konkursu. Na zakończenie poczęstunek z udziałem dziennikarzy i laureatów konkursu. 7.WIELKI FESTYN JUBILEUSZOWY PTK OPERATOR W LUBLINIE- TERMIN-Planowany na połowę września, gdyż nie należy absorbować ludzi w okresie urlopowym i poczekać aż dzieci wrócą z wakacji i rytm życia zawodowego wróci do normy. MIEJSCE- Scena na Placu Zamkowym. PROGRAM ARTYSTYCZNO- ROZRYWKOWY: - Występy zespołów rockowych. - Pokazy mody - Występ zespołu break-dance. - Konkurs – podstawowa wiedza nt. PTK. Cała impreza ma być stylizowana na programy emitowane przez PTK. Występy zespołów rockowych i break- dance będą nawiązywać do programów muzycznych, pokaz mody- nawiązuje do programów zajmujących się ta tematyką. Grupy teatralne przygotują parodię seriali brazylijskich na wzór programu „Romantica”, natomiast studenci Instytutu Dziennikarstwa – serwis informacyjny na wzór CNN. Każdy z poszczególnych elementów programu ma nawiązywać do oferty programowej PTK. Festyn transmitowany przez PTK oraz krótki relacje transmitowane przez TVL3. 8.BANKIET W HADESIE- Równocześnie do festynu w Hadesie odbywa się bankiet dla VIP-ów: politycy, władze miasta, ekonomiści, lokalne media. - Prezentacja Firmy – wystąpienie dyr. Marketingu Michała Drabińskiego - Krótki wykład prof. UMCS ... nt. roli mediów. - Program artystyczno- rozrywkowy. Każdy z uczestników otrzyma teczkę z informacjami nt. historii PTK, a także upominki od Firmy. 9. IMPREZY DLA PRACOWNIKÓW- Odrębnym torem przebiegają imprezy dla pracowników. W ośrodku wypoczynkowym nad Jeziorem Białym zostaną zagrodzeni zasłużeni pracownicy- przygotowanie specjalnych medali i dyplomów. - Atrakcyjna część rozrywkowo- artystyczna.