Wyszukiwarka:
Artykuły > Studia >

1. SYSTEM INFORMACYJNY RACHUNKOWOŚCI




1. SYSTEM INFORMACYJNY RACHUNKOWOŚCI A. Podporządkowanie systemowi zarządzania Rachunkowość, jako źródło zasilania systemu informacyjnego zarządza­nia, powinna być ukierunkowana na obsługę systemu zarządzania przedsię­biorstwem. Podporządkowanie systemu rachunkowości systemowi informacyjnemu. a tego z kolei systemowi zarządzania; Ich wzajemne oddziaływanie jest przedstawione na poniższym rysunku: SYSTEM ZARZĄDZANIA SYSTEM INFORMACYJNY STEMSYSTEM RACHUNKOWO Istotę rachunkowości jako systemu informacyjnego przedsiębiorstwa tra­fnie oddaje definicja sformułowana przez Amerykańskie Stowarzyszenie Księ­gowych. Stowarzyszenie to określa rachun­kowość jako proces identyfikacji, pomiaru, przetwarzania oraz przekazywania informacji ekonomicznych umożliwiających formułowanie opinii i decyzji przez użytkowników tych informacji. Innymi słowy, rachunkowość odnosi się do dostarczania informacji, które mają pomóc ich odbiorcom w ocenie działalności jednostki i podejmowaniu racjonalnych decyzji. Rachunkowość może być postrzegana jako proces przetwarzania danych, który obejmuje ciąg następujących po sobie czynności, począwszy od obser­wacji i pomiaru zdarzeń gospodarczych, przez gromadzenie danych, ich rejestrację i grupowanie oraz agregowanie. W końcowym etapie procesu przetwarzania danych w systemie rachunkowości następuje przekazywanie informacji ich użytkownikom. Można więc powiedzieć, że w systemie rachun-kowości następuje przystosowanie informacji ekonomicznych do szczególnych celów, tj. formułowania opinii i podejmowania decyzji. Zadaniem rachunko­wości jest bowiem przekształcanie pierwotnych danych księgowych wyrażają­cych zdarzenia i procesy gospodarcze w postaci nieuporządkowanego zbioru liczb w informacje ekonomiczne użyteczne ich odbiorcom. B. System rachunkowości i jego otoczenie Na wejściu do systemu rachunkowości znajdują się pierwotne dane księ­gowe, które po przetworzeniu w systemie przekształcają się w informacje ekonomiczne stanowiące wyjście z systemu. Takie informacje wyjściowe są wykorzystywane przez określone grupy decydentów i instytucje podejmujące na ich podstawie decyzje. Jest oczywiste, że system informacyjny zorientowany na decyzje powinien „produkować" informacje, które zaspokajają potrzeby ich użytkowników. Potrzeby te powinny być określone przez odbiorców informacji.       OTOCZENIE PRZEDSIEBIORSTWA             Czynniki polityczne Czynniki społeczne           PRZEDSIEBIORSTWO     Odbiorcy wewnętrzni                                       SYSTEM INFORMACYJNY RACHUNKOWOSCI                     Wejście Przetwarzanie Wyjście         (Pierwotne dane) (Informacje)                                                           Czynniki ekonomiczne Odbiorcy zewnętrzni                       C. Etapy przetwarzania w rachunkowości Ø ETAP 1: Jest identyfikacja zdarzeń gospodarczych zachodzących w przedsiębiorstwie, ich obserwacja i pomiar wartościowy. Wyniki pomiaru zdarzeń gospodarczych znajdują odzwierciedlenie w dokumentacji źródłowej stanowiącej podstawę zapisów księgowych.. Ø ETAP 2: W drugim etapie procesu przetwarzania danych księgowych skutki operacji gospodarczych są ujmowane chronologicznie według dat ich powstawania. Odbywa się to przez dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych, w urządzeniu księgowym nazywanym dziennikiem. W ten sposób realizowana jest rejestracyjna funkcja rachunkowości. Ø ETAP 3: W tym etapie procesu przetwarzania danych w systemie rachunko­wości jest realizowana klasyfikacyjna funkcja rachunkowości wynikająca z metody bilansowej. Odbywa się to przez dokonywanie systematycznych zapisów księgowych na kontach wykazanych w zakładowym planie kont. Wszystkie konta wykorzystywane w przedsiębiorstwie nazywane są łącznie księgą główną. Ø ETAP 4: Czwartym etapem przetwarzania danych w systemie rachunkowości jest sporządzenie, na koniec każdego okresu sprawozdawczego (miesiąca), ze­stawienia obrotów i sald kont syntetycznych, nazywanego bilansem próbnym, oraz zestawień sald kont analitycznych a następnie dokonanie uzgodnień stanów w nich wykazanych. Zestawienie obrotów i sald kont księgowych jest formą agregacji szczegółowych informacji zarejestrowanych na tych kontach. Inwentaryzacja stanu składników majątku oraz źródeł ich pochodzenia jest następną czynnością procesu przetwarzania w rachunkowości. Jej istota polega na porównaniu rzeczywistego stanu składników majątku i kapitałów ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. W przypadku niezgodności tych stanów może zaistnieć konieczność dokonania skorygowanych zapisów księgowych Ø ETAP 5: Końcową fazą procesu generowania informacji księgowych jest sporzą­dzenie sprawozdań. Podstawowym elementem sprawozdawczości gospodarczej jest sprawozdanie finansowe stanowiące zamknięcie roczne obejmujące: bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową oraz sprawozdanie z prze­pływu środków pieniężnych. 3. KOSZTY JAKO PRZEDMIOT RACHUNKU Od pojęcia kosztów należy odróżnić pojęcie wydatków. Wydatki są ponoszone również w celu prowadzenia działalności jednostki gospodarczej. Ponoszenie wydatków jest jednakie związane ze zmniejszeniem tylko jednego składnika majątku przedsiębiorstwa, a mianowicie stanu środków pieniężnych. A. Koszty Kosztami nazywamy zawężone pojęcie wydatków. Nie wszystkie bowiem wydatki jednostki gospodarczej są dla niej jednocześnie kosztami. Z drugiej strony każdy koszt musi za sobą pociągać wcześniejszy lub późniejszy wydatek środków pieniężnych. Każde przedsiębiorstwo ponosi w swojej działalności gospodarczej różnego charakteru koszty. Koszty ponoszone w przedsiębiorstwach są przeto złożoną kategorią ekonomiczną. Składają się one bowiem z wielu różnorodnych pozycji, odznaczających się odmiennymi właściwościami. B. Wydatki, a koszty Wydatek oznacza każdy rozchód środków pieniężnych, z kasy lub rachun­ku bankowego jednostki gospodarczej, w związku z zapłatą za określone dobra lub usługi oraz w związku z regulowaniem różnych zobowiązań jednostki. Relacja między zakresem przedmiotowym pojęć koszty i wydatki ilustruje tabela. Wydatki Wydatki nie stanowiące kosztów Wydatki stanowiące koszty Przykładami wydatków nie mających charakteru kosztów mogą być: - spłata kredytu bankowego, - uregulowanie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego, - wypłata dywidend. Każdy z wymienionych wydatków nie jest dla danego przed­siębiorstwa kosztem, chociaż oznacza zmniejszenie stanu środków pieniężnych. Jako przykłady wydatków, które wcześniej czy później stanowią koszty jednostki gospodarczej, mogą posłużyć: - zapłata za zakupione materiały, - zapłata za wykonane usługi, - wypłata wynagrodzeń pracownikom, - zapłata czynszu za użytkowanie lokalu. Przy tym może istnieć rozbieżność czasowa między powstawaniem kosztu i wydatku. Przykładowo, wydatkowanie środ­ków pieniężnych na zakup materiałów (z kasy lub rachunku bankowego) nie pokrywa się zazwyczaj w czasie z wykorzystaniem materiałów do produkcji. Rozbieżność czasowa występowania kosztów i wydatków znajduje odzwier­ciedlenie w ewidencji księgowej w zmianach stanów zapasów, rozrachunków j rozliczeń między okresowych. Relacje zachodzące w czasie między wydatkami i kosztami są przedstawione tabeli. Wydatek nastąpił wcześniej niż koszt. Wydatek nastąpił w tym samym okresie co koszt. Wydatek nastąpił później niż koszt. Wydatki stanowiące koszty Można wskazać trzy rodzaje relacji występujących w czasie między ponoszeniem kosztów i wydatków: - wydatek nastąpił w okresie wcześniejszym niż został poniesiony koszt; przykładem tego typu rozbieżności może być zapłata za zakup materiałów, które zostaną zużyte w procesie produkcyjnym w terminie późniejszym, czy też wypłata zaliczki na poczet przyszłych świadczeń; opłata czynszu „z góry" na początku roku, - wydatek nastąpił w tym samym okresie co koszt, np. wypłata wynagro­dzeń pracownikom za pracę wykonaną w danym miesiącu, zakup materiałów biurowych za gotówkę do bezpośredniego zażycia, - wydatek nastąpił w okresie późniejszym w stosunku do poniesionego kosztu: przykładami tego typu sytuacji mogą być: opłata czynszu za użytko­wanie lokalu „z dołu" pod koniec roku, zapłata za wcześniej zakupione materiały, które zostały już zużyte do produkcji. 5. KLASYFIKACJA KOSZTÓW Każde przedsiębiorstwo ponosi w swojej działalności gospodarczej różnego charakteru koszty. Koszty ponoszone w przedsiębiorstwach są przeto złożoną kategorią ekonomiczną. Składają się one bowiem z wielu różnorodnych pozycji, odznaczających się odmiennymi właściwościami. Wykorzystanie informacji o kosztach na potrzeby zarządzania wymaga dokładnej znajomości poszczególnych elementów składowych kosztów. Po­dział ogółu kosztów na części składowe jest podstawą prawidłowego ustalania wysokości ponoszonych kosztów oraz oceny efektywności działalności gospo­darczej. Wszak na różne elementy kosztów określone czynniki oddziałują z niejednakową siłą. Poza tym na różne składniki kosztów mogą wpływać odmienne czynniki Podział kosztów globalnych na określone części składowe ułatwia prawidłową ocenę ich poziomu, dynamiki i zróżnicowania. Znajomość poszczególnych składników kosztów umożliwia ustalenie kosztów i wyników określonych wycinków działalności gospodarczej przedsiębiorstwa. Ponadto podział ogółu kosztów na składniki ułatwia ocenę osób odpowiedzialnych za wysokość kosztów. Podział kosztów globalnych na odrębne składniki oraz łączenie tych składników w odpowiednie grupy jest istotą klasyfikacji kosztów. Klasyfikacja kosztów jest przeprowadzana według określonych kryteriów klasyfikacyjnych. kryteria te są cechami określającymi zasady podziału i syntezy kosztów. Struktury kosztów można wyodrębniać według różnorodnych kryteriów klasyfikacyjnych. Przy tym w zależności od przyjętego kryterium otrzymuje się odmienne przekroje klasyfikacyjne kosztów. Wybór owych kryteriów zależy od rodzaju i celu rachunku ekonomicznego. Z tego względu przeprowadza się klasyfikację kosztów globalnych na potrzeby: 1) wyceny zapasów i pomiaru zysku, 2) podejmowania decyzji i planowania, 3) kontroli działalności. Ponoszone przez jednostkę gospodarczą koszty grupowane są pierwotnie według rodzajów stanowiących dla danego przedsiębiorstwa elementy procesu pracy. Standardowy układ rodzajowy kosztów, wynikający z porównawczego wariantu rachunku zysków i strat, przedstawia się następująco: — zużycie materiałów i energii, — usługi obce, — podatki i opłaty, — wynagrodzenia, — świadczenia na rzecz pracowników, — amortyzacja, — pozostałe koszty rodzajowe. Układ rodzajowy kosztów stanowi podstawę do wyodrębnienia kosztów prostych i kosztów złożonych. Kosztami prostymi są koszty w układzie rodzajowym. Kosztami prostymi są te pozycje kosztów', które w ramach danej jednostki gospodarczej, stanowiącej najniższą komórkę organizacyjną, nie dają się rozłożyć na elementy proste. Koszty złożone składają się z kilku pozycji kosztów prostych według rodzajów. W ramach danej jednostki gospodarczej koszty te można zawsze rozłożyć na składniki kosztów prostych. Kosztami złożonymi są przede wszystkim koszty produktów wytworzonych przez wy­działy produkcji pomocniczej, na rzecz działalności podstawowej, zaopat­rzenia, zbytu i zarządu. Rachunek zysków i strat przewiduje grupowanie kosztów według typów działalności. W związku z tym można mówić o: — kosztach działalności operacyjnej właściwej (zwykłej), — pozostałych kosztach operacyjnych, - kosztach operacji finansowych. Przy tym koszty zwykłej działalności operacyjnej można przyporządkować różnym odmianom działalności. W związku z tym wyróżnia się: — koszty działalności podstawowej, — koszty działalności pomocniczej, — koszty ogólnego zarządu, koszty sprzedaży. Biorąc jako podstawę odniesienia kosztów fazy działalności przedsiębior­stwa można wskazać: — koszty zakupu, — koszty produkcji, — koszty sprzedaży. Zgrupowanie kosztów na podstawie danych o miejscu lub przyczynie ich poniesienia prowadzi do klasyfikacji kosztów według miejsc ich powstawania. W związku z tym wyróżnia się: — koszty wydziałów podstawowych, — koszty wydziałów pomocniczych, — koszty ogólnego zarządu, — koszty zakupu, — koszty sprzedaży. Dla potrzeb kalkulacji koszty grupowane są według pozycji kalkulacyj­nych. Podstawą układu kalkulacyjnego kosztów jest podział kosztów ze względu na możliwość ich przyporządkowania przedmiotom kalkulacji, tj. określonym produktom. Według tego kryterium wyróżnia się: — koszty bezpośrednie, — koszty pośrednie. Kolejnym kryterium klasyfikacji jest sposób reagowania kosztów na zmiany wielkości produkcji. Wyróżnia się tu: — koszty stałe, których poziom nie zależy od wielkości produkcji, — koszty zmienne, których wysokość zależy od wielkości produkcji Koszty podlegają klasyfikacji w zależności od tego, czy mogą być kont­rolowane czy nie przez kierowników ośrodków odpowiedzialności. W związku z tym można wskazać: — koszty kontrolowane, które mogą być przedmiotem racjonalnej regulacji przez zarządzającego ośrodkiem odpowiedzialności, którego odpowiedzialność za te koszty została zidentyfikowana, — koszty niekontrolowane, tj. takie koszty, na których kształtowanie się zarządzający ośrodkiem odpowiedzialności nie ma wpływu. Biorąc pod uwagę możliwość przypisania kosztów obiektom odniesienia, które bezpośrednio przyczyniły się do powstania kosztów, wyróżnia się dwie kategorie kosztów: - indywidualne koszty obiektów odniesienia, które mogą być przypisane jednoznacznie konkretnym obiektom odniesienia, wspólne koszty obiektów odniesienia, które nie dają się przypisać jednoznacznie konkretnym obiektom odniesienia. Bibliografia: Bień W.: Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa; Warszawa 1999; Difin Nowak E.: Decyzyjne rachunki kosztów; Warszawa 1994, PWN Nowak E.: Rachunek kosztów-wydanie III rozszerzone; Wrocław 1999; EKSPERT Sawicki K.: Analiza kosztów w przedsiębiorstwie przemysłowym; Warszawa 1988; PWE